Một số thủ tục kiểm tra khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch cần biết

Khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam theo đường chính ngạch, ngoài thủ tục khai báo hải quan và nộp thuế, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm các bước kiểm tra chuyên ngành tùy thuộc vào loại sản phẩm. Những thủ tục này nhằm bảo đảm hàng hóa đáp ứng yêu cầu về chất lượng, an toàn thực phẩm, kiểm dịch và các quy định quản lý liên quan. Nếu không tìm hiểu trước, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thiếu chứng từ, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí lưu kho. Trong bài viết dưới đây, Ship Trung Việt sẽ tổng hợp một số thủ tục kiểm tra khi nhập hàng chính ngạch, đồng thời hướng dẫn cách xác định đối tượng áp dụng, chuẩn bị hồ sơ và hạn chế rủi ro trong quá trình nhập khẩu.

Một số thủ tục kiểm tra khi nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam

Một số thủ tục kiểm tra khi nhập hàng chính ngạch là gì?

Các thủ tục kiểm tra khi nhập hàng chính ngạch là những hoạt động kiểm tra, đánh giá hoặc xác nhận hàng hóa nhập khẩu đáp ứng yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tùy tính chất sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải thực hiện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm hoặc các thủ tục chuyên ngành khác trước khi hàng được thông quan hay lưu thông trên thị trường.

Cần phân biệt kiểm tra chuyên ngành với kiểm tra hải quan. Trong khi cơ quan hải quan tập trung kiểm tra hồ sơ, thông tin khai báo và hàng hóa theo quy định hải quan, hoạt động kiểm tra chuyên ngành hướng đến những yêu cầu cụ thể về an toàn, chất lượng hoặc điều kiện nhập khẩu của từng nhóm sản phẩm.

Không phải tất cả hàng nhập khẩu chính ngạch đều phải kiểm tra chuyên ngành. Việc áp dụng phụ thuộc vào mã HS, đặc điểm hàng hóa, mục đích sử dụng và danh mục quản lý hiện hành. Doanh nghiệp cần xác định đúng nghĩa vụ trước khi nhập hàng để tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.

Vì sao hàng nhập khẩu chính ngạch phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành?

Kiểm tra chuyên ngành là một trong những công cụ quản lý nhằm bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng, môi trường và bảo đảm chất lượng sản phẩm lưu thông trên thị trường. Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, thủ tục này đặc biệt quan trọng với những mặt hàng có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của người sử dụng hoặc hoạt động sản xuất trong nước.

Chẳng hạn, thực phẩm có thể phải kiểm tra các chỉ tiêu an toàn; sản phẩm thuộc diện quản lý chất lượng cần đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật tương ứng; còn hàng hóa có nguồn gốc động vật, thực vật có thể phải thực hiện kiểm dịch để hạn chế nguy cơ lây lan dịch bệnh và sinh vật gây hại.

Về phía doanh nghiệp, thực hiện đúng quy định giúp hạn chế nguy cơ bị xử lý vi phạm, buộc tái xuất hoặc áp dụng các biện pháp xử lý khác đối với hàng không đạt yêu cầu.

Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhập hàng, dự toán chi phí và xây dựng chuỗi cung ứng ổn định thay vì chỉ tập trung vào giá mua và cước vận chuyển.

Một số thủ tục kiểm tra khi nhập hàng chính ngạch phổ biến hiện nay

Tùy từng nhóm sản phẩm, hàng hóa nhập khẩu có thể thuộc một hoặc nhiều diện kiểm tra chuyên ngành khác nhau. Dưới đây là những thủ tục doanh nghiệp thường gặp khi nhập hàng Trung Quốc về Việt Nam.

1. Chứng nhận hợp quy dệt may (QCVN 01:2017/BCT)

Khi nhập khẩu các sản phẩm dệt may doanh nghiệp cần tuân thủ chứng nhận hợp quy theo tiêu chuẩn QCVN 01:2017/BCT. Đây là chứng chỉ được cấp nhằm xác nhận sản phẩm dệt may của tổ chức/doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của Quy chuẩn QCVN 01:2017/BCT, quy định về giới hạn hàm lượng formaldehyt và các amin thơm chuyển hóa từ thuốc nhuộm azo. Việc đáp ứng được yêu cầu của chứng nhận không chỉ khẳng định tính an toàn của sản phẩm mà còn đảm bảo sự tuân thủ quy định pháp luật trước khi lưu thông trên thị trường.

Thủ tục hợp quy vải dệt may áp dụng đối với các sản phẩm dệt may và hàng may mặc như quần áo, vải, thảm, găng tay, chăn, ga, gối, đệm, giày dép, mũ, khăn, khẩu trang, bộ quần áo bảo hộ,… Thời gian thực hiện thủ tục khoảng 2 tuần từ lúc gửi mẫu đi (không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ). Chứng nhận hợp quy này được thực hiện khi hàng về đến kho Hà Nội sau đó sẽ phải gửi mẫu hoặc cắt 1 mẫu nhỏ (đối với vải cuộn) để kiểm tra và không trả lại mẫu. Mỗi lần nhập hàng đều sẽ phải làm thủ tục hợp quy. Sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được gắn dấu hợp quy (CR) trên nhãn mác trước khi lưu thông trên thị trường, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý.  

2. Hợp quy đồ chơi trẻ em (QCVN 3:2019/BKHCN)

Đồ chơi trẻ em được nhập khẩu chỉ được lưu thông trên thị trường sau khi đã được chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy và gắn dấu hợp quy theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn đồ chơi trẻ em (QCVN 3:2019/BKHCN). Chứng nhận hợp quy này quy định các yêu cầu an toàn đối với đồ chơi trẻ em và yêu cầu về quản lý chất lượng đồ chơi trẻ em lưu thông trên thị trường.

Hợp quy này áp dụng đối với các tổ chức doanh nghiệp hay hộ kinh doanh nhập khẩu, phân phối, bán lẻ đồ chơi trẻ em. Thời gian thực hiện thủ tục khoảng 1 tuần từ lúc gửi mẫu đi (không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ). Chứng nhận hợp quy này được thực hiện khi hàng về đến kho Hà Nội sau đó sẽ phải gửi mẫu đi để kiểm tra và không trả lại mẫu. Mỗi lần nhập hàng đều sẽ phải làm thủ tục hợp quy. Đồ chơi trẻ em phải được gắn dấu hợp quy (CR) và ghi nhãn hàng hóa trước khi lưu thông trên thị trường.

3. Chứng nhận an toàn thiết bị điện – điện tử (QCVN 4:2009/BKHCN)

Với các thiết bị điện và điện tử nhập khẩu, chứng nhận an toàn là điều kiện tiên bắt buộc để đảm bảo sản phẩm không gây hại cho người sử dụng. Thiết bị điện cần phải đảm bảo về điện áp, độ bền cách điện, và khả năng chống cháy nổ theo tiêu chuẩn QCVN 4:2009/BKHCN. 

Các danh mục, các thiết bị điện và điện tử khi nhập khẩu phải bảo đảm yêu cầu về an toàn QCVN 4:2009/BKHCN: Ấm đun nước, nồi cơm điện, quạt điện, bàn là điện, lò vi sóng, lò nướng điện các dụng cụ đun nước và chứa nước nóng,… Thời gian thực hiện thủ tục khoảng 1 đến 2 tuần từ lúc gửi mẫu đi (không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ). Chứng nhận an toàn này được thực hiện khi hàng về đến kho Hà Nội sau đó sẽ gửi mẫu đi để kiểm tra và có trả lại mẫu. Nếu nhập khẩu lần 2 về đúng model cũ thì chi phí sẽ được giảm.

4. Chứng nhận thiết bị điện, điện tử gia dụng (QCVN 9:2012/BKHCN)

Đối với các thiết bị điện và điện tử giá dụng được nhập khẩu cần làm thủ tục kiểu tra về tương thích điện từ (EMC) của Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 9:2012/BKHCN trước khi lưu thông ra thị trường. Quy chuẩn kỹ thuật này quy định các yêu cầu kỹ thuật và các yêu cầu quản lý đối với giới hạn phát xạ nhiễu điện từ phát ra từ các thiết bị điện và điện tử gia dụng và các mục đích tương tự. QCVN 9:2012/BKHCN áp dụng cho các oanh nghiệp là các tổ chức, cá nhân kinh doanh, sản xuất khi nhập khẩu các thiết bị điện và điện tử gia dụng.

Hàng hóa phải đảm bảo nhiễu điện từ do chúng phát ra không vượt quá các giới hạn quy định: Máy hút bụi, máy giặt, tủ lạnh, điều hoà không khí dùng trong gia đình, máy khoan cầm tay hoạt động bằng động cơ, bếp từ đơn, máy xay sinh tố, máy xay thịt, máy ép trái cây,… Thời gian thực hiện thủ tục khoảng 1 đến 2 tuần từ lúc gửi mẫu đi (không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ). Chứng nhận an toàn này được thực hiện khi hàng về đến kho Hà Nội sau đó sẽ gửi mẫu đi để kiểm tra và có trả lại mẫu. Nếu nhập khẩu lần 2 về đúng model cũ thì chi phí sẽ được giảm.

5. Hợp quy đèn LED (QCVN 19:2019/BKHCN)

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi nhập khẩu đèn LED cần thực hiện thủ tục về hợp quy đèn (QCVN 19:2019/BKHCN) trước khi hàng hóa lưu thông trên thị trường. Sau khi được chứng nhận hợp quy bạn phải đăng ký kiểm tra chất lượng tại cơ quan kiểm tra theo quy định của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ. Thời gian thực hiện thủ tục khoảng 2 tuần từ lúc gửi mẫu đi (không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ). Nếu nhập khẩu lần 2 về đúng model cũ thì chi phí sẽ được giảm.

Danh mục đèn LED nhập khẩu phải công bố hợp quy:

(i) Đèn đi-ốt phát sáng (LED)

• Bóng đèn LED có ba-lát lắp liền dùng cho chiếu sáng thông dụng làm việc ở điện áp lớn hơn 50V.
• Đèn điện LED thông dụng cố định.
• Đèn điện LED thông dụng di động.
• Bóng đèn LED hai đầu được thiết kế thay thế bóng đèn huỳnh quang ống thẳng.

(ii) Đèn rọi (Đèn điện LED thông dụng cố định)

(iii) Loại khác (đèn điện LED thông dụng di động)

6. Chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

Theo quy định của Bộ Y tế và Luật An toàn thực phẩm, các sản phẩm tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm như hộp đựng cơm, cốc bình nhựa uống nước, thìa nhựa,… cần phải được chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Việc chứng nhận này nhằm đảm bảo rằng sản phẩm nhập khẩu không chứa các chất độc hại, không gây ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn của thực phẩm khi sử dụng. Thời gian thực hiện thủ tục khoảng 2 tuần từ lúc gửi mẫu đi (không tính thứ 7, chủ nhật, ngày lễ). Quy trình bắt đầu từ việc gửi mẫu để làm kiểm nghiệm và tự công bố sản phẩm, sau khoảng 1 tuần làm việc khi hoàn tất công bố mới bắt đầu nhập hàng về, sẽ tiến hành kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.

7. Chứng nhận kiểm dịch thực vật

Khi nhập khẩu hàng hóa có nguồn gốc từ gỗ (gỗ nguyên liệu, sản phẩm gỗ, đồ gỗ như nội thất gỗ, tủ gỗ,…) phải thực hiện Chứng nhận kiểm dịch thực vật nhằm ngăn ngừa mầm bệnh, sâu bệnh hại gây hại cho hệ sinh thái và nông nghiệp trong nước. Thủ tục này yêu cầu bạn sẽ phải làm thương kiểm với đầu Trung Quốc.

Cách xác định hàng hóa có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành hay không

Trước khi đặt hàng từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần xác định chính xác đặc điểm sản phẩm để biết có phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành hay không. Đây là bước quan trọng giúp hạn chế tình trạng hàng đã về cửa khẩu nhưng chưa đủ điều kiện làm thủ tục nhập khẩu.

Trước hết, doanh nghiệp cần thu thập thông tin về tên hàng, chất liệu, thành phần, công dụng, thông số kỹ thuật và mục đích sử dụng. Những dữ liệu này là cơ sở để xác định mã HS theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Sau khi xác định mã HS dự kiến, cần đối chiếu với các danh mục hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành của cơ quan có thẩm quyền. Ngoài mã HS, phải xem xét mô tả hàng hóa và các điều kiện áp dụng cụ thể.

Chẳng hạn, hai sản phẩm có hình thức tương tự nhưng khác công dụng hoặc thành phần có thể chịu chính sách quản lý khác nhau. Vì vậy, không nên chỉ dựa vào mã HS do nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp mà bỏ qua việc kiểm tra theo quy định Việt Nam.

Hồ sơ và quy trình thực hiện kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành có thể khác nhau tùy loại sản phẩm, cơ quan quản lý và phương thức kiểm tra. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các chứng từ thương mại, tài liệu kỹ thuật và giấy tờ chuyên ngành phù hợp.

Những tài liệu có thể được yêu cầu gồm hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), hợp đồng mua bán, giấy đăng ký kiểm tra, chứng nhận hợp quy, chứng nhận kiểm dịch hoặc kết quả thử nghiệm.

Về quy trình, doanh nghiệp trước tiên xác định nghĩa vụ kiểm tra, chuẩn bị hồ sơ và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Sau khi tiếp nhận, cơ quan kiểm tra xem xét chứng từ, thực hiện kiểm tra thực tế hoặc lấy mẫu nếu thuộc trường hợp cần thiết.

Kết quả kiểm tra được sử dụng để hoàn thành thủ tục hải quan hoặc đáp ứng các điều kiện quản lý tương ứng.

Hiện nay, một số thủ tục đã được triển khai trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia tại vnsw.gov.vn. Doanh nghiệp cần lựa chọn đúng thủ tục và cơ quan tiếp nhận để tránh nộp hồ sơ sai nơi.

Chi phí, thời gian và những rủi ro thường gặp khi kiểm tra chuyên ngành

Chi phí kiểm tra chuyên ngành là khoản doanh nghiệp cần dự trù khi tính tổng ngân sách nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc. Tùy loại sản phẩm và thủ tục áp dụng, chi phí có thể bao gồm phí kiểm tra nhà nước, phí thử nghiệm, chứng nhận, lấy mẫu và những khoản dịch vụ liên quan.

Ngoài chi phí trực tiếp, doanh nghiệp có thể phát sinh phí lưu kho, lưu bãi hoặc vận chuyển bổ sung nếu hồ sơ chưa hoàn thiện hay lô hàng phải chờ kết quả kiểm tra. Thời gian xử lý cũng không cố định mà phụ thuộc vào phương thức kiểm tra, tình trạng hồ sơ và yêu cầu đánh giá thực tế.

Những rủi ro thường gặp gồm khai sai mã HS, thiếu giấy phép, sử dụng chứng nhận không phù hợp, sai thông tin nhãn hàng hóa hoặc không xác định trước yêu cầu kiểm tra.

Để hạn chế những vấn đề này, doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi hàng rời kho nhà cung cấp, đồng thời yêu cầu đơn vị logistics báo rõ các khoản chi phí có thể phát sinh thay vì chỉ quan tâm đến cước vận chuyển.

Những lưu ý giúp doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa thuận lợi

Để quá trình nhập khẩu chính ngạch diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách quản lý hàng hóa ngay từ giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp. Việc xác định sớm yêu cầu về giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc an toàn thực phẩm giúp chủ động thời gian chuẩn bị chứng từ.

Một lưu ý quan trọng là cần thống nhất thông tin sản phẩm giữa hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và tài liệu kỹ thuật. Những sai lệch về tên hàng, số lượng, model hoặc xuất xứ có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình, bổ sung hồ sơ.

Đối với sản phẩm có yêu cầu thử nghiệm, doanh nghiệp nên xác minh trước khả năng đáp ứng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam. Không nên mặc định rằng sản phẩm đã được bán hợp pháp tại Trung Quốc thì sẽ tự động đáp ứng điều kiện nhập khẩu vào Việt Nam.

Ngoài ra, cần theo dõi những thay đổi pháp luật, đặc biệt với các nhóm hàng chịu quản lý chuyên ngành. Lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp và phối hợp với đơn vị có kinh nghiệm cũng giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ chậm giao hàng.

Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch tại Ship Trung Việt

Nhập khẩu hàng hóa chính ngạch từ Trung Quốc không chỉ là hoạt động vận chuyển hàng qua biên giới mà còn liên quan đến việc chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và đáp ứng các yêu cầu quản lý chuyên ngành. Đối với doanh nghiệp mới nhập khẩu, việc chưa nắm rõ các thủ tục có thể dẫn đến phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.

Ship Trung Việt hướng đến việc hỗ trợ khách hàng tìm hiểu phương án nhập hàng Trung Quốc chính ngạch phù hợp với từng loại sản phẩm và nhu cầu vận chuyển thực tế. Khách hàng có thể cung cấp thông tin về mặt hàng, số lượng, giá trị đơn hàng, địa chỉ nhà cung cấp và địa điểm nhận hàng để được tư vấn phương án nhập khẩu.

Với những mặt hàng có khả năng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp nên trao đổi rõ yêu cầu hồ sơ, phạm vi hỗ trợ thủ tục và chi phí dự kiến trước khi triển khai.

Liên hệ Ship Trung Việt để được tư vấn giải pháp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, chủ động chuẩn bị chứng từ và xây dựng kế hoạch vận chuyển phù hợp.