Hướng Dẫn Xác Thực Tài Khoản Khai Báo Hải Quan Trên VNACCS

Hướng Dẫn Xác Thực Tài Khoản Khai Báo Hải Quan Trên VNACCS Mới Nhất 2026

Sapo: Từ ngày 25/9/2026, việc rà soát, cập nhật và xác thực thông tin tài khoản trên hệ thống VNACCS trở thành nội dung quan trọng mà các doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu cần quan tâm. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp bảo đảm thông tin đăng ký chính xác, quản lý tài khoản người khai hải quan và hạn chế những vướng mắc khi thực hiện thủ tục điện tử. Trong bài viết này, Ship Trung Việt sẽ hướng dẫn chi tiết cách xác thực tài khoản khai báo hải quan trên VNACCS, từ chuẩn bị thông tin, thao tác trên hệ thống đến kiểm tra kết quả và xử lý các lỗi thường gặp.

1. Xác thực tài khoản khai báo hải quan trên VNACCS là gì?

Xác thực tài khoản khai báo hải quan trên VNACCS là quá trình kiểm tra, đối chiếu và cập nhật các thông tin liên quan đến doanh nghiệp, người quản trị tài khoản và người sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử. Hoạt động này nhằm bảo đảm thông tin đăng ký được quản lý chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý dữ liệu của cơ quan Hải quan.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, việc xác thực không đơn thuần là một thao tác kỹ thuật. Đây còn là bước quan trọng để duy trì khả năng quản lý tài khoản, phân quyền người sử dụng và hạn chế những rủi ro phát sinh do thông tin đăng ký không còn phù hợp.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt giữa xác thực tài khoản hiện có và đăng ký tài khoản mới để lựa chọn đúng chức năng trên hệ thống.

1.1. VNACCS/VCIS là gì và có vai trò như thế nào?

VNACCS là hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam, được sử dụng để tiếp nhận và xử lý thông tin khai báo hải quan điện tử. Hệ thống này kết hợp với VCIS, hệ thống thông tin phục vụ hoạt động nghiệp vụ và quản lý của cơ quan Hải quan.

Thông qua VNACCS, doanh nghiệp và đơn vị khai thuê hải quan có thể thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan đến khai báo hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, thay vì phải xử lý hoàn toàn bằng hồ sơ giấy như trước đây.

Hệ thống góp phần chuẩn hóa dữ liệu khai báo, hỗ trợ quá trình xử lý tờ khai và tạo điều kiện để cơ quan Hải quan thực hiện các nghiệp vụ quản lý.

Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần có tài khoản được đăng ký và quản lý đúng quy định. Thông tin về người sử dụng, chữ ký số và quyền truy cập phải được duy trì chính xác trong suốt quá trình hoạt động.

1.2. Vì sao doanh nghiệp cần rà soát và xác thực lại thông tin?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật, nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu, địa chỉ email hoặc thông tin chữ ký số. Nếu dữ liệu đăng ký trên hệ thống VNACCS không được cập nhật kịp thời, thông tin tài khoản có thể không còn phản ánh đúng tình trạng thực tế.

Việc rà soát và xác thực giúp doanh nghiệp phát hiện những thông tin sai lệch, cập nhật dữ liệu người sử dụng và tăng cường khả năng quản lý tài khoản khai báo hải quan.

Đặc biệt, với những doanh nghiệp có nhiều nhân viên thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu, việc kiểm tra danh sách tài khoản đang hoạt động còn giúp xác định những người thực sự cần quyền truy cập hệ thống.

Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra dữ liệu ngay khi có thay đổi về nhân sự hoặc thông tin đăng ký, thay vì chờ đến khi phát sinh lỗi trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

1.3. Phân biệt xác thực tài khoản và đăng ký tài khoản VNACCS mới

Đăng ký tài khoản VNACCS mới là thủ tục dành cho doanh nghiệp hoặc người sử dụng cần được cấp thông tin truy cập hệ thống theo quy trình đăng ký tương ứng. Trong khi đó, xác thực tài khoản là hoạt động rà soát, bổ sung hoặc đối chiếu thông tin của tài khoản đã được đăng ký trước đó.

Hai nghiệp vụ này có mục đích khác nhau và không nên thực hiện thay thế cho nhau.

Nếu doanh nghiệp đã có tài khoản quản trị VNACCS và đang sử dụng bình thường, trước tiên cần kiểm tra yêu cầu xác thực, cập nhật dữ liệu trên hệ thống. Việc tự ý đăng ký thêm tài khoản mới khi chưa xác định nguyên nhân có thể khiến quá trình quản lý thông tin trở nên phức tạp hơn.

Ngược lại, trường hợp doanh nghiệp chưa từng đăng ký sử dụng VNACCS thì cần thực hiện thủ tục đăng ký ban đầu theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan.

2. Quy định xác thực tài khoản khai báo hải quan trên VNACCS từ 25/9/2026

Theo Công văn số 21692/CHQ-CNTT ngày 15/9/2026 của Cục Hải quan, việc rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu tài khoản người sử dụng trên hệ thống VNACCS được triển khai từ ngày 25/9/2026.

Nội dung triển khai hướng đến việc nâng cao chất lượng dữ liệu đăng ký, xác định thông tin người sử dụng và bảo đảm công tác quản lý tài khoản được thực hiện thống nhất.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, điều quan trọng là phải phân biệt giữa thời điểm bắt đầu triển khai và thời hạn hoàn thành được quy định cụ thể, nếu có. Không nên mặc định rằng ngày 25/9/2026 là hạn cuối để thực hiện xác thực.

Ship Trung Việt khuyến nghị doanh nghiệp tham khảo văn bản và thông báo chính thức của cơ quan Hải quan trước khi thực hiện để tránh sử dụng những hướng dẫn đã lỗi thời.

2.1. Nội dung chính của Công văn 21692/CHQ-CNTT

Công văn 21692/CHQ-CNTT đề cập đến việc triển khai rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu tài khoản người sử dụng hệ thống VNACCS. Đây là cơ sở quan trọng để các doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin đăng ký và thực hiện những thao tác cập nhật theo hướng dẫn.

Trọng tâm của hoạt động này là dữ liệu liên quan đến tài khoản quản trị, tài khoản người sử dụng và các thông tin phục vụ việc xác định, quản lý người tham gia khai báo hải quan điện tử.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính chính xác của những thông tin đã đăng ký, thực hiện xác thực theo chức năng được cung cấp và theo dõi kết quả xử lý yêu cầu.

Khi triển khai nội dung này trong nội bộ, doanh nghiệp nên phân công một nhân sự phụ trách tổng hợp thông tin và kiểm tra trạng thái các tài khoản để tránh bỏ sót hoặc cập nhật trùng lặp.

2.2. Những doanh nghiệp và tài khoản cần rà soát, cập nhật

Các doanh nghiệp đang sử dụng tài khoản trên hệ thống VNACCS cần chủ động kiểm tra thông tin đăng ký theo phạm vi và hướng dẫn được cơ quan Hải quan công bố.

Đặc biệt, những doanh nghiệp có nhiều tài khoản người sử dụng, từng thay đổi nhân sự khai báo hoặc đã cập nhật chữ ký số trong thời gian gần đây nên ưu tiên rà soát.

Trong thực tế, một doanh nghiệp có thể có tài khoản quản trị dùng để quản lý thông tin và nhiều tài khoản người sử dụng phục vụ các nghiệp vụ khai báo hải quan.

Việc cập nhật tài khoản quản trị không đồng nghĩa với việc tất cả tài khoản người sử dụng đã được xác thực đầy đủ. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra từng nhóm tài khoản theo đúng chức năng của hệ thống.

Đối với tài khoản không còn sử dụng, doanh nghiệp nên xem xét trạng thái và thực hiện việc quản lý quyền truy cập theo quy trình được cho phép.

2.3. Thời điểm triển khai và lưu ý về thời hạn hoàn thành

Ngày 25/9/2026 là mốc bắt đầu triển khai việc rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu VNACCS theo thông tin công bố liên quan đến Công văn 21692/CHQ-CNTT.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng ngày bắt đầu triển khai không nhất thiết là ngày cuối cùng được phép xác thực. Thời hạn cụ thể, phạm vi áp dụng và những yêu cầu bổ sung cần được đối chiếu với thông báo chính thức mới nhất.

Doanh nghiệp không nên dựa vào các thông tin chưa được kiểm chứng về việc tài khoản sẽ tự động bị khóa hoặc không thể khai báo ngay sau một ngày nhất định.

Thay vào đó, nên chủ động hoàn thành việc rà soát sớm, nhất là khi doanh nghiệp đang có kế hoạch mở tờ khai nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

Việc thực hiện trước thời điểm phát sinh lô hàng sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thời gian xử lý những vấn đề liên quan đến OTP, chữ ký số hoặc thông tin tài khoản.

3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi xác thực tài khoản VNACCS?

Trước khi bắt đầu xác thực tài khoản, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin đăng ký, phương thức đăng nhập và công cụ ký số cần thiết.

Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thực hiện. Nếu thiếu thông tin hoặc chưa kiểm tra chữ ký số, người thao tác có thể phải dừng giữa chừng để liên hệ bộ phận kế toán, công nghệ thông tin hoặc nhà cung cấp chứng thư số.

Doanh nghiệp nên sử dụng máy tính có kết nối internet ổn định, trình duyệt tương thích và quyền truy cập vào email đã đăng ký.

Ngoài ra, cần xác định rõ ai đang quản lý tài khoản VNACCS và ai có thẩm quyền phê duyệt các yêu cầu cập nhật của người sử dụng.

3.1. Thông tin doanh nghiệp và người đại diện cần đối chiếu

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin người đại diện theo pháp luật và các dữ liệu liên quan đến tài khoản đã đăng ký.

Những thông tin này cần được đối chiếu với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và dữ liệu đang hiển thị trên hệ thống VNACCS.

Nếu doanh nghiệp từng thay đổi tên, người đại diện hoặc những thông tin pháp lý khác, cần kiểm tra xem dữ liệu hiện tại đã được cập nhật đầy đủ hay chưa.

Đối với thông tin cá nhân của người quản trị hoặc người khai hải quan, cần sử dụng dữ liệu định danh chính xác theo yêu cầu của hệ thống.

Không nên nhập thông tin dựa trên trí nhớ hoặc sử dụng giấy tờ đã hết hiệu lực khi hệ thống yêu cầu dữ liệu hiện hành.

Trường hợp phát hiện sai lệch, doanh nghiệp nên xác định nguyên nhân trước khi gửi yêu cầu cập nhật.

3.2. Tên đăng nhập, mật khẩu và email đăng ký

Để thực hiện xác thực, người thao tác cần có thông tin đăng nhập hợp lệ vào hệ thống quản lý người sử dụng VNACCS.

Doanh nghiệp nên kiểm tra trước tên đăng nhập, mật khẩu và địa chỉ email đang được liên kết với tài khoản. Email có vai trò quan trọng trong quá trình tiếp nhận mã OTP và thực hiện một số bước xác thực thông tin.

Nếu email đăng ký thuộc về nhân viên đã nghỉ việc hoặc không còn được sử dụng, doanh nghiệp cần xử lý theo chức năng cập nhật thông tin được hệ thống hỗ trợ.

Đối với mật khẩu, không nên chia sẻ qua các nhóm trao đổi công khai hoặc gửi cho những người không có nhiệm vụ quản lý tài khoản.

Doanh nghiệp cũng nên tránh sử dụng chung một tài khoản cá nhân cho nhiều nhân viên nếu việc phân quyền riêng được hệ thống hỗ trợ.

3.3. Chuẩn bị chữ ký số USB Token, SIM ký số hoặc SmartCA

Chữ ký số là một thành phần quan trọng trong quá trình xác thực và gửi yêu cầu cập nhật thông tin tài khoản VNACCS.

Tùy phương thức được hệ thống hỗ trợ, doanh nghiệp có thể sử dụng USB Token, SIM ký số hoặc giải pháp ký số từ xa như SmartCA.

Trước khi thực hiện, cần kiểm tra chứng thư số còn hiệu lực, thiết bị hoạt động bình thường và phần mềm hoặc công cụ ký số đã được cài đặt đúng cách.

Đối với USB Token, người thao tác cần bảo đảm máy tính có thể nhận diện thiết bị và có quyền sử dụng chứng thư số phù hợp.

Với các phương thức ký số khác, cần thực hiện theo hướng dẫn của nhà cung cấp và giao diện xác thực trên hệ thống.

Nếu chứng thư số đã hết hạn hoặc không được nhận diện, doanh nghiệp nên xử lý vấn đề này trước khi gửi yêu cầu cập nhật.

3.4. Kiểm tra trạng thái tài khoản quản trị và người sử dụng

Trước khi xác thực, doanh nghiệp cần xác định tài khoản nào đang đóng vai trò quản trị và tài khoản nào thuộc nhóm người sử dụng khai báo hải quan.

Tài khoản quản trị có chức năng quản lý các thông tin liên quan đến người sử dụng trong phạm vi được hệ thống cho phép. Trong khi đó, tài khoản người sử dụng phục vụ việc thực hiện các nghiệp vụ tương ứng với quyền đã được cấp.

Doanh nghiệp nên lập danh sách những tài khoản đang hoạt động, người phụ trách và tình trạng sử dụng thực tế.

Nếu một nhân viên đã nghỉ việc nhưng tài khoản vẫn còn được kích hoạt, doanh nghiệp cần xem xét việc điều chỉnh quyền truy cập.

Việc rà soát trước giúp hạn chế tình trạng bỏ sót tài khoản hoặc xác thực cho những người không còn phụ trách công việc.

Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp chuẩn hóa công tác quản lý tài khoản khai báo hải quan trong nội bộ.

4. Hướng dẫn xác thực tài khoản quản trị VNACCS từng bước

Để xác thực tài khoản quản trị, doanh nghiệp truy cập Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng của Cục Hải quan tại địa chỉ:

https://dksd.customs.gov.vn/client/external

Quy trình xác thực tài khoản quản trị được thực hiện thông qua chức năng CW_NKHQ_QLTKQT và bao gồm 10 bước theo hướng dẫn tại phụ lục Công văn 21692/CHQ-CNTT.

Trong quá trình thao tác, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin đăng ký, xác thực dữ liệu định danh, email và tích hợp chữ ký số trước khi gửi yêu cầu cập nhật.

Một điểm quan trọng cần lưu ý là việc gửi yêu cầu thành công không đồng nghĩa với việc thông tin đã được phê duyệt. Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống.

Dưới đây là hướng dẫn theo từng nhóm thao tác để người phụ trách xuất nhập khẩu dễ dàng thực hiện.

4.1. Bước 1–3: Truy cập hệ thống, đăng nhập và mở chức năng quản lý tài khoản

Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập địa chỉ https://dksd.customs.gov.vn/client/external. Đây là cổng dành cho doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký và quản lý người sử dụng theo hướng dẫn của Cục Hải quan.

Bước 2: Chọn chức năng đăng nhập, nhập tên đăng nhập và mật khẩu tài khoản VNACCS. Thông tin tài khoản đã được đồng bộ từ hệ thống đăng ký người sử dụng trước đó theo cơ chế triển khai.

Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, tìm chức năng CW_NKHQ_QLTKQT – Quản lý thông tin tài khoản quản trị đối với người sử dụng là người khai hải quan.

Tại đây, hệ thống hiển thị những thông tin liên quan đến tài khoản quản trị của doanh nghiệp.

Người thao tác cần kiểm tra đúng tài khoản và doanh nghiệp trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Nếu không tìm thấy chức năng, cần kiểm tra lại quyền truy cập hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ.

4.2. Bước 4–5: Rà soát và chỉnh sửa thông tin đăng ký

Bước 4: Tại màn hình quản lý tài khoản quản trị, doanh nghiệp kiểm tra những nhóm dữ liệu đang hiển thị, bao gồm thông tin chung, tài khoản khai báo, Terminal và chữ ký số.

Thông tin trên hệ thống cần được đối chiếu với hồ sơ đăng ký và tình trạng thực tế của doanh nghiệp.

Bước 5: Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác hoặc cần bổ sung, chọn chức năng chỉnh sửa để cập nhật những trường dữ liệu được hệ thống cho phép.

Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến thông tin định danh, email liên hệ và dữ liệu chữ ký số.

Đối với doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức đại lý làm thủ tục hải quan, cần kiểm tra kỹ mã số thuế nếu hệ thống xuất hiện thông báo dữ liệu không phù hợp.

Sau khi chỉnh sửa, nên rà soát lại toàn bộ thông tin trước khi chuyển sang bước xác thực để hạn chế việc phải gửi yêu cầu bổ sung.

4.3. Bước 6–8: Xác thực thông tin định danh, email và mã OTP

Bước 6: Sau khi hoàn tất việc cập nhật, doanh nghiệp chọn chức năng xác thực thông tin và xác nhận tiếp tục theo hướng dẫn trên màn hình.

Hệ thống có thể yêu cầu kiểm tra dữ liệu định danh của doanh nghiệp và người đại diện, bao gồm những trường thông tin được quy định trong biểu mẫu.

Bước 7: Thực hiện xác thực CAPTCHA bằng cách nhập hoặc hoàn thành nội dung kiểm tra theo yêu cầu của hệ thống.

CAPTCHA là bước nhằm xác định thao tác được thực hiện bởi người dùng, hạn chế những yêu cầu tự động không hợp lệ.

Bước 8: Tiếp tục xác thực email. Hệ thống gửi mã OTP đến địa chỉ email được sử dụng trong quá trình xác thực.

Người thao tác mở hộp thư, lấy mã và nhập vào trường tương ứng.

Nếu chưa nhận được OTP, hãy kiểm tra thư rác, xác nhận địa chỉ email và thực hiện gửi lại mã theo chức năng được cung cấp.

4.4. Bước 9–10: Tích hợp chữ ký số và gửi yêu cầu cập nhật

Bước 9: Sau khi hoàn thành xác thực thông tin và email, doanh nghiệp lựa chọn phương thức chữ ký số phù hợp với chứng thư số đang sử dụng.

Đối với USB Token, cần kết nối thiết bị với máy tính, mở công cụ quản lý chữ ký số nếu được yêu cầu và chọn chức năng tích hợp chứng thư số.

Nếu sử dụng SIM ký số, doanh nghiệp chọn nhà cung cấp, nhập số điện thoại và thực hiện thao tác tích hợp theo hướng dẫn.

Với SmartCA, người thao tác chọn nhà cung cấp, nhập tên đăng nhập và xác nhận chứng thư số tương ứng.

Sau khi tích hợp, cần kiểm tra thông tin chứng thư số trước khi lưu.

Bước 10: Chọn chức năng gửi yêu cầu cập nhật tài khoản quản trị.

Khi hệ thống tiếp nhận yêu cầu, doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái phê duyệt và xử lý bổ sung nếu có thông báo.

5. Hướng dẫn xác thực tài khoản người khai hải quan trên VNACCS

Bên cạnh tài khoản quản trị, doanh nghiệp cần rà soát và xác thực những tài khoản người sử dụng đang thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan.

Quy trình này được thực hiện thông qua chức năng CW_NKHQ_QL, khác với chức năng quản lý tài khoản quản trị.

Theo hướng dẫn triển khai, thao tác cập nhật áp dụng đối với tài khoản người sử dụng đang ở trạng thái kích hoạt. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện này trước khi bắt đầu.

Sau khi người sử dụng cập nhật thông tin, xác thực email và ký số, yêu cầu được chuyển sang trạng thái chờ tài khoản quản trị phê duyệt.

Vì vậy, quá trình xác thực tài khoản người khai hải quan cần có sự phối hợp giữa nhân viên sử dụng tài khoản và người được giao quyền quản trị trong doanh nghiệp.

5.1. Cách truy cập chức năng quản lý người sử dụng CW_NKHQ_QL

Trước tiên, doanh nghiệp đăng nhập Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng VNACCS bằng thông tin tài khoản hợp lệ.

Sau khi truy cập thành công, chọn chức năng CW_NKHQ_QL để mở giao diện quản lý thông tin tài khoản người sử dụng là người khai hải quan.

Tại màn hình này, người thao tác tìm tài khoản cần cập nhật và kiểm tra trạng thái hoạt động.

Theo hướng dẫn, chức năng cập nhật được thực hiện đối với tài khoản đang ở trạng thái Kích hoạt. Nếu tài khoản chưa được kích hoạt hoặc đang ở trạng thái khác, cần kiểm tra nguyên nhân và thực hiện theo quy trình quản lý tài khoản tương ứng.

Sau khi xác định đúng người sử dụng, chọn chức năng cập nhật để tiếp tục.

Doanh nghiệp không nên thực hiện chỉnh sửa hàng loạt khi chưa kiểm tra danh sách nhân sự thực tế, đặc biệt trong trường hợp có nhiều nhân viên cùng tham gia khai báo hải quan.

5.2. Cập nhật thông tin cá nhân và xác thực chữ ký số

Tại giao diện cập nhật tài khoản người sử dụng, người thao tác cần kiểm tra những thông tin cá nhân được hệ thống yêu cầu.

Các dữ liệu có thể bao gồm số định danh cá nhân, họ và tên, ngày sinh, email và thông tin liên quan đến chứng thư số.

Nếu phát hiện dữ liệu không chính xác, cần chỉnh sửa theo biểu mẫu được cung cấp trước khi thực hiện xác thực.

Tiếp theo, người sử dụng thực hiện xác thực thông tin, hoàn thành CAPTCHA và nhập mã OTP gửi đến email.

Trong trường hợp hệ thống yêu cầu bổ sung hoặc cập nhật chữ ký số, người thao tác lựa chọn phương thức ký số tương ứng và tích hợp chứng thư số hợp lệ.

Trước khi lưu, cần kiểm tra kỹ thông tin định danh và chứng thư số để bảo đảm dữ liệu được sử dụng đúng với người khai hải quan.

Không nên sử dụng chứng thư số của người khác nếu không phù hợp với quyền và quy trình được áp dụng.

5.3. Ký số, gửi yêu cầu và chờ tài khoản quản trị phê duyệt

Sau khi hoàn thành việc cập nhật thông tin, người sử dụng tiến hành ký số xác nhận yêu cầu.

Tại giao diện tương ứng, chọn chữ ký số đã được tích hợp, thực hiện thao tác ký và xác nhận gửi yêu cầu theo hướng dẫn của hệ thống.

Nếu quá trình ký số thành công, yêu cầu cập nhật sẽ được chuyển đến bước xử lý tiếp theo.

Đối với tài khoản người sử dụng, hệ thống có cơ chế chuyển yêu cầu sang trạng thái chờ tài khoản quản trị phê duyệt.

Điều này có nghĩa là người sử dụng chưa nên mặc định toàn bộ thông tin mới đã được ghi nhận chính thức ngay sau khi ký số.

Doanh nghiệp cần thông báo cho nhân sự quản trị kiểm tra yêu cầu đang chờ xử lý.

Trong trường hợp cần thực hiện khai báo hải quan gấp, nên chủ động kiểm tra trạng thái tài khoản trước để hạn chế những vướng mắc phát sinh do thông tin cập nhật chưa được phê duyệt.

5.4. Cách phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu cập nhật

Người được giao quyền quản trị đăng nhập hệ thống và truy cập chức năng quản lý, phê duyệt yêu cầu cập nhật của người sử dụng.

Tại giao diện tra cứu, có thể sử dụng các tiêu chí như số định danh cá nhân, họ tên và trạng thái yêu cầu để tìm kiếm.

Đối với những yêu cầu đang chờ phê duyệt, người quản trị mở phần xem chi tiết để kiểm tra nội dung cập nhật.

Cần đối chiếu thông tin người sử dụng, dữ liệu định danh, email và các thông tin liên quan trước khi quyết định.

Nếu thông tin phù hợp, người quản trị chọn chức năng phê duyệt theo quy trình hệ thống.

Ngược lại, nếu phát hiện sai lệch hoặc chưa đủ cơ sở xác nhận, có thể sử dụng chức năng từ chối và yêu cầu người sử dụng kiểm tra lại.

Doanh nghiệp nên phân công rõ trách nhiệm phê duyệt để tránh tình trạng yêu cầu bị tồn đọng, ảnh hưởng đến việc quản lý tài khoản khai báo hải quan.

6. Các lỗi thường gặp khi xác thực tài khoản VNACCS và cách xử lý

Trong quá trình xác thực tài khoản VNACCS, doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề liên quan đến đăng nhập, thông tin định danh, email hoặc chữ ký số.

Một số lỗi xuất phát từ dữ liệu chưa chính xác, trong khi những lỗi khác có thể liên quan đến cấu hình máy tính, chứng thư số hoặc trạng thái xử lý trên hệ thống.

Khi gặp sự cố, người thao tác nên xác định rõ bước đang thực hiện và nội dung thông báo lỗi trước khi tiến hành khắc phục.

Không nên liên tục gửi lại yêu cầu hoặc thay đổi nhiều trường thông tin cùng lúc nếu chưa xác định được nguyên nhân.

Dưới đây là những tình huống phổ biến doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện xác thực tài khoản khai báo hải quan trên VNACCS.

6.1. Không đăng nhập được hệ thống hoặc quên mật khẩu

Nếu không đăng nhập được hệ thống, trước tiên doanh nghiệp cần kiểm tra địa chỉ truy cập, tên đăng nhập và mật khẩu đang sử dụng.

Địa chỉ hệ thống dành cho doanh nghiệp theo Công văn 21692/CHQ-CNTT là https://dksd.customs.gov.vn/client/external.

Người thao tác cần bảo đảm không truy cập nhầm những trang có tên miền tương tự hoặc đường dẫn đăng ký cũ.

Trường hợp hệ thống thông báo sai tên đăng nhập hoặc mật khẩu, hãy kiểm tra chế độ gõ tiếng Việt, phím Caps Lock và những ký tự đặc biệt.

Nếu quên mật khẩu, cần sử dụng chức năng khôi phục tài khoản được hệ thống hỗ trợ hoặc liên hệ bộ phận có thẩm quyền để được hướng dẫn.

Không nên thử đăng nhập liên tục bằng nhiều mật khẩu khác nhau vì có thể phát sinh những hạn chế bảo mật tùy cơ chế của hệ thống.

6.2. Không nhận được mã OTP xác thực email

Mã OTP được sử dụng để xác minh quyền truy cập địa chỉ email trong quá trình xác thực tài khoản.

Nếu không nhận được mã, người thao tác nên kiểm tra hộp thư đến, thư rác và những thư mục tự động phân loại của dịch vụ email.

Tiếp theo, cần xác nhận địa chỉ email hiển thị trên hệ thống có chính xác và còn được sử dụng hay không.

Trường hợp email đã thay đổi hoặc thuộc về nhân viên không còn làm việc tại doanh nghiệp, cần kiểm tra phương án cập nhật thông tin theo chức năng được cung cấp.

Ngoài ra, có thể kiểm tra kết nối internet, chờ trong khoảng thời gian phù hợp và sử dụng chức năng gửi lại OTP nếu hệ thống cho phép.

Không nên sử dụng mã OTP đã hết hiệu lực hoặc nhập nhiều mã khác nhau mà không kiểm tra thời điểm phát hành.

Nếu sự cố tiếp tục xảy ra, doanh nghiệp nên ghi nhận thông báo lỗi để liên hệ bộ phận hỗ trợ.

6.3. Thông tin định danh không khớp hoặc không xác thực được

Lỗi xác thực thông tin định danh có thể xuất hiện khi dữ liệu người sử dụng nhập vào không phù hợp với thông tin được hệ thống đối chiếu.

Những trường cần kiểm tra bao gồm số định danh, họ và tên, ngày sinh hoặc thông tin pháp lý liên quan đến doanh nghiệp.

Người thao tác cần đối chiếu dữ liệu với giấy tờ hiện hành và hồ sơ đăng ký chính thức.

Đặc biệt, cần chú ý những sai khác về dấu tiếng Việt, thứ tự họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc số định danh đã được cập nhật.

Nếu thông tin hiển thị trên hệ thống không đúng, doanh nghiệp nên kiểm tra chức năng chỉnh sửa và thực hiện cập nhật theo hướng dẫn.

Trường hợp dữ liệu đã chính xác nhưng vẫn không thể xác thực, không nên tự ý thay đổi thông tin chỉ để vượt qua bước kiểm tra.

Thay vào đó, cần lưu lại nội dung lỗi và liên hệ đầu mối hỗ trợ để xác định nguyên nhân.

6.4. Không nhận diện được USB Token hoặc chữ ký số

Lỗi không nhận diện được chữ ký số thường liên quan đến thiết bị, phần mềm ký số, chứng thư số hoặc phương thức tích hợp chưa phù hợp.

Đối với USB Token, trước tiên cần kiểm tra kết nối giữa thiết bị và máy tính, sau đó xác nhận phần mềm quản lý chữ ký số đã được cài đặt.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thời hạn chứng thư số và thông tin chủ thể chứng thư.

Nếu sử dụng SIM ký số hoặc SmartCA, cần xác nhận đúng nhà cung cấp, tài khoản đăng nhập và các bước xác thực theo hướng dẫn.

Trong trường hợp hệ thống hiển thị nhiều chứng thư số, người thao tác cần chọn đúng chứng thư phù hợp với tài khoản đang cập nhật.

Không nên chia sẻ mã PIN hoặc thông tin xác thực chữ ký số cho người không có thẩm quyền.

Nếu thiết bị hoạt động bình thường ở ứng dụng khác nhưng không tích hợp được trên VNACCS, nên liên hệ đơn vị cung cấp chữ ký số và bộ phận hỗ trợ hệ thống để kiểm tra khả năng tương thích.

6.5. Yêu cầu cập nhật bị từ chối hoặc chưa được phê duyệt

Sau khi gửi yêu cầu cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng yêu cầu vẫn đang chờ xử lý hoặc bị từ chối.

Đối với tài khoản người sử dụng, yêu cầu cần được tài khoản quản trị có quyền phù hợp kiểm tra và phê duyệt.

Vì vậy, nếu trạng thái vẫn là chờ phê duyệt, người sử dụng nên liên hệ nhân sự quản trị trong doanh nghiệp để kiểm tra.

Trường hợp yêu cầu bị từ chối, cần xem xét thông tin chi tiết và lý do được hệ thống cung cấp, nếu có.

Những vấn đề cần rà soát có thể liên quan đến thông tin định danh, email, chữ ký số hoặc dữ liệu chưa phù hợp với hồ sơ thực tế.

Doanh nghiệp không nên gửi lại cùng một nội dung khi chưa xử lý nguyên nhân từ chối.

Nếu không xác định được lý do, cần lưu lại mã yêu cầu, thời điểm gửi và thông báo hiển thị để đề nghị hỗ trợ.

7. Cách kiểm tra kết quả xác thực và những lưu ý sau khi cập nhật

Hoàn thành thao tác xác thực và gửi yêu cầu cập nhật chưa phải là bước cuối cùng trong quá trình làm sạch dữ liệu tài khoản VNACCS.

Doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra trạng thái xử lý để xác định yêu cầu đã được tiếp nhận, đang chờ phê duyệt hay đã hoàn tất.

Đối với tài khoản người sử dụng, việc phê duyệt của tài khoản quản trị là một bước quan trọng trong quy trình cập nhật.

Sau khi yêu cầu được xử lý, doanh nghiệp nên đăng nhập kiểm tra lại thông tin đã thay đổi và xác nhận các tài khoản cần sử dụng vẫn có trạng thái phù hợp.

Ngoài ra, cần lưu trữ những thông tin cần thiết về quá trình cập nhật để thuận tiện đối chiếu khi phát sinh vấn đề.

Việc kiểm tra kết quả đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp thường xuyên mở tờ khai xuất nhập khẩu.

7.1. Cách tra cứu trạng thái yêu cầu xác thực

Để kiểm tra kết quả, doanh nghiệp đăng nhập Hệ thống Đăng ký và quản lý người sử dụng VNACCS, sau đó truy cập chức năng quản lý tương ứng với loại tài khoản đã cập nhật.

Tại giao diện tra cứu, người thao tác sử dụng những bộ lọc được hệ thống cung cấp để tìm yêu cầu.

Đối với yêu cầu cập nhật người sử dụng, các tiêu chí tra cứu có thể bao gồm số định danh cá nhân, họ tên và trạng thái xử lý.

Sau khi tìm được yêu cầu, mở phần thông tin chi tiết để kiểm tra nội dung đã gửi và kết quả xử lý.

Nếu yêu cầu đang chờ phê duyệt, cần xác định người có trách nhiệm thực hiện bước tiếp theo.

Trường hợp không tìm thấy yêu cầu, nên kiểm tra lại bộ lọc, tài khoản đang đăng nhập và thời điểm gửi.

Doanh nghiệp cần dựa vào trạng thái thực tế trên hệ thống thay vì chỉ căn cứ vào thông báo đã gửi yêu cầu thành công.

7.2. Phân biệt gửi cập nhật thành công và đã được phê duyệt

Một trong những nhầm lẫn thường gặp là cho rằng hệ thống hiển thị thông báo gửi thành công đồng nghĩa với việc dữ liệu mới đã chính thức được cập nhật.

Trên thực tế, đây có thể là hai trạng thái khác nhau.

Gửi cập nhật thành công cho biết yêu cầu đã được gửi hoặc tiếp nhận theo chức năng tương ứng.

Đã được phê duyệt thể hiện yêu cầu đã hoàn thành bước xét duyệt cần thiết trong quy trình.

Đối với tài khoản người sử dụng VNACCS, yêu cầu cập nhật sau khi ký số được chuyển sang trạng thái chờ tài khoản quản trị phê duyệt.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kết quả cuối cùng trước khi xác nhận công việc đã hoàn tất.

Nếu yêu cầu chưa được phê duyệt, nên liên hệ đúng người quản trị thay vì tự tạo thêm tài khoản hoặc gửi nhiều yêu cầu tương tự.

Cách phân biệt này giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót bước xử lý quan trọng.

7.3. Những thông tin cần kiểm tra lại sau khi xác thực

Sau khi yêu cầu cập nhật được phê duyệt, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ những thông tin quan trọng đã thay đổi.

Trước hết là dữ liệu doanh nghiệp, người đại diện và thông tin định danh liên quan đến tài khoản.

Tiếp theo, cần xác nhận email đăng ký còn hoạt động và có thể tiếp nhận thông báo khi cần thiết.

Đối với chữ ký số, doanh nghiệp nên kiểm tra chứng thư đã được tích hợp đúng và còn hiệu lực.

Nếu có nhiều tài khoản người sử dụng, cần rà soát danh sách nhân sự, trạng thái kích hoạt và quyền truy cập tương ứng.

Doanh nghiệp cũng nên ghi nhận thời điểm hoàn thành cập nhật để phục vụ việc quản lý nội bộ.

Việc lưu trữ cần tuân thủ nguyên tắc bảo mật, không ghi lại mật khẩu, mã OTP hoặc mã PIN chữ ký số trong những tài liệu dùng chung.

7.4. Khi nào cần liên hệ bộ phận hỗ trợ của cơ quan Hải quan?

Doanh nghiệp nên liên hệ bộ phận hỗ trợ khi đã kiểm tra những nguyên nhân thông thường nhưng vẫn không thể hoàn thành thao tác xác thực.

Những trường hợp cần hỗ trợ có thể bao gồm không đăng nhập được tài khoản hợp lệ, dữ liệu định danh không thể xác thực, lỗi kỹ thuật kéo dài hoặc yêu cầu cập nhật không được xử lý như dự kiến.

Trước khi liên hệ, doanh nghiệp nên chuẩn bị mã số thuế, loại tài khoản, chức năng đang thao tác và nội dung thông báo lỗi.

Nếu có ảnh chụp màn hình, cần che những thông tin nhạy cảm như mật khẩu, OTP và dữ liệu chứng thư số không cần thiết.

Theo thông tin công bố liên quan đến Công văn 21692/CHQ-CNTT, đầu mối hỗ trợ của Cục Hải quan có số hotline 1900 9299, nhánh 2.

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin liên hệ trên kênh chính thức trước khi gửi dữ liệu hoặc hồ sơ.

8. Câu hỏi thường gặp khi xác thực tài khoản VNACCS

Trong quá trình rà soát và cập nhật tài khoản VNACCS, nhiều doanh nghiệp gặp những thắc mắc liên quan đến đối tượng áp dụng, phương thức xác thực, chi phí và trạng thái phê duyệt.

Đặc biệt, các doanh nghiệp mới tham gia hoạt động xuất nhập khẩu thường chưa phân biệt rõ tài khoản quản trị với tài khoản người khai hải quan.

Để thuận tiện cho việc tra cứu, Ship Trung Việt tổng hợp những câu hỏi thường gặp dưới đây.

Các câu trả lời tập trung vào hướng xử lý thực tế, đồng thời phân biệt những nội dung đã được công bố với các tình huống cần kiểm tra thêm trên hệ thống.

8.1. Doanh nghiệp đã có tài khoản VNACCS có cần xác thực lại không?

Theo Công văn 21692/CHQ-CNTT ngày 15/9/2026, doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản trên Hệ thống Đăng ký người sử dụng VNACCS thực hiện rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu trên hệ thống mới từ ngày 25/9/2026.

Vì vậy, việc doanh nghiệp đã có tài khoản và từng sử dụng để khai báo hải quan không có nghĩa là có thể bỏ qua yêu cầu rà soát.

Doanh nghiệp cần đăng nhập hệ thống, kiểm tra dữ liệu và thực hiện những bước xác thực tương ứng.

Đối với doanh nghiệp có nhiều người sử dụng, cần kiểm tra cả tài khoản quản trị và tài khoản người khai hải quan.

Việc thực hiện đầy đủ giúp bảo đảm thông tin tài khoản phù hợp với dữ liệu thực tế.

8.2. Xác thực tài khoản VNACCS có mất phí không?

Công văn 21692/CHQ-CNTT tập trung hướng dẫn việc rà soát, cập nhật và làm sạch dữ liệu tài khoản người sử dụng. Những thông tin được công bố trong phạm vi hướng dẫn này không nêu một khoản phí xác thực riêng mà doanh nghiệp phải nộp khi thực hiện các bước trên hệ thống.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt việc xác thực tài khoản với các chi phí dịch vụ liên quan.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể đang sử dụng chứng thư số có phí duy trì, phần mềm khai báo hải quan hoặc dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật từ bên thứ ba.

Những khoản chi phí này không đồng nghĩa với lệ phí xác thực tài khoản VNACCS.

Nếu có đơn vị yêu cầu thanh toán để hoàn thành xác thực, doanh nghiệp nên kiểm tra rõ tính chất khoản phí và căn cứ áp dụng trước khi thực hiện.

8.3. Có thể xác thực tài khoản VNACCS bằng chữ ký số SmartCA không?

Theo hướng dẫn tại phụ lục Công văn 21692/CHQ-CNTT, hệ thống có hỗ trợ lựa chọn các phương thức chữ ký số, trong đó có USB ký số, SIM ký số và SmartCA.

Đối với SmartCA, người thao tác lựa chọn nhà cung cấp, nhập tên đăng nhập và thực hiện tích hợp chữ ký số theo giao diện được cung cấp.

Sau đó, cần kiểm tra thông tin chứng thư số trước khi lưu hoặc xác nhận.

Doanh nghiệp cần bảo đảm dịch vụ ký số đang hoạt động, tài khoản hợp lệ và chứng thư số phù hợp với yêu cầu xác thực.

Nếu gặp lỗi trong quá trình tích hợp, nên kiểm tra hướng dẫn của nhà cung cấp SmartCA và liên hệ bộ phận hỗ trợ khi cần thiết.

Không nên mặc định mọi loại chữ ký số từ xa đều tương thích nếu chưa được hệ thống hỗ trợ.

8.4. Không nhận được OTP xác thực tài khoản VNACCS thì làm gì?

Nếu không nhận được mã OTP, doanh nghiệp nên kiểm tra lại địa chỉ email đăng ký và xác nhận hộp thư vẫn đang hoạt động bình thường.

Tiếp theo, kiểm tra thư mục spam, thư quảng cáo hoặc những thư mục được hệ thống email tự động phân loại.

Nếu không tìm thấy mã, có thể sử dụng chức năng gửi lại OTP khi được hệ thống cho phép.

Trong trường hợp email đăng ký không còn sử dụng, cần kiểm tra chức năng cập nhật thông tin hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ để được hướng dẫn.

Người thao tác cũng cần chú ý thời hạn hiệu lực của OTP và chỉ sử dụng mã mới nhất phù hợp với phiên xác thực.

Tuyệt đối không cung cấp OTP cho người lạ hoặc những cá nhân tự xưng là nhân viên hỗ trợ nhưng không được xác minh.

8.5. Tài khoản VNACCS đang chờ phê duyệt thì xử lý thế nào?

Khi tài khoản hoặc yêu cầu cập nhật đang ở trạng thái chờ phê duyệt, doanh nghiệp cần xác định loại tài khoản và đơn vị hoặc người có trách nhiệm xử lý.

Đối với tài khoản người sử dụng là người khai hải quan, yêu cầu cập nhật sau khi ký số sẽ được chuyển đến tài khoản quản trị có quyền phù hợp để kiểm tra và phê duyệt.

Người sử dụng nên liên hệ nhân sự quản trị trong doanh nghiệp để kiểm tra yêu cầu.

Nếu yêu cầu liên quan đến tài khoản quản trị hoặc có vướng mắc nằm ngoài quyền xử lý của doanh nghiệp, cần thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống và cơ quan Hải quan.

Không nên tự ý gửi lại nhiều yêu cầu khi chưa xác định được trạng thái xử lý trước đó.

Sau khi yêu cầu được phê duyệt, cần kiểm tra lại thông tin để xác nhận quá trình cập nhật hoàn tất.

8.6. Doanh nghiệp có thể tự xác thực tài khoản VNACCS không?

Doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện việc xác thực tài khoản VNACCS nếu có đầy đủ thông tin đăng nhập, dữ liệu cần cập nhật, chữ ký số hợp lệ và nhân sự được phân quyền phù hợp.

Quy trình đã được hướng dẫn trong phụ lục Công văn 21692/CHQ-CNTT, bao gồm các thao tác dành cho tài khoản quản trị và tài khoản người sử dụng.

Với doanh nghiệp có nhân sự xuất nhập khẩu hoặc bộ phận công nghệ thông tin, việc tự thực hiện giúp chủ động kiểm soát thông tin và tiến độ xử lý.

Tuy nhiên, nếu phát sinh những lỗi liên quan đến dữ liệu định danh, quyền tài khoản hoặc kỹ thuật ký số, doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan Hải quan hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan.

Không nên chia sẻ mật khẩu, OTP hay quyền sử dụng chữ ký số cho bên thứ ba chỉ để nhờ thao tác hộ.

Việc xác thực tài khoản khai báo hải quan trên VNACCS là bước quan trọng trong quá trình rà soát, cập nhật và chuẩn hóa dữ liệu người sử dụng theo hướng dẫn triển khai từ ngày 25/9/2026.

Doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự, từ kiểm tra tài khoản quản trị, cập nhật tài khoản người khai hải quan, xác thực email và chữ ký số đến theo dõi trạng thái phê duyệt.

Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc về Việt Nam, việc chuẩn bị đầy đủ thông tin và chủ động xử lý các thủ tục hải quan giúp doanh nghiệp hạn chế những vướng mắc không cần thiết trong quá trình vận chuyển.

Ship Trung Việt đồng hành cùng khách hàng trong hoạt động vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam, cung cấp thông tin tham khảo về quy trình nhập khẩu và những vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch kinh doanh.