Hồ sơ và quy trình chi tiết Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chuẩn bị hồ sơ hải quan chính xác giúp doanh nghiệp khai báo thuận lợi, hạn chế việc sửa tờ khai và giảm nguy cơ phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Tùy mặt hàng, phương thức vận chuyển và chính sách quản lý chuyên ngành, hồ sơ nhập khẩu có thể gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ xuất xứ, giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành. Bài viết dưới đây tổng hợp các chứng từ thường gặp và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa.

1. Hồ sơ hải quan nhập khẩu gồm những chứng từ nào?

Hồ sơ hải quan được lập theo loại hình và đặc điểm của lô hàng. Bộ chứng từ thường gặp gồm các nhóm sau:

Chứng từ khai báo và vận chuyển

• Tờ khai hải quan nhập khẩu: Khai trên hệ thống hải quan điện tử, gồm thông tin người nhập khẩu, người xuất khẩu, hàng hóa, trị giá, mã HS và các nội dung liên quan.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, trị giá và điều kiện giao hàng.
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương: Có thể là vận đơn đường biển, đường hàng không hoặc chứng từ vận tải đường bộ, tùy phương thức vận chuyển.

Chứng từ bổ sung tùy trường hợp

• Phiếu đóng gói (Packing List): Thể hiện cách đóng gói, số kiện, trọng lượng và thông tin phân bổ hàng hóa. Chứng từ này thường được chuẩn bị để phục vụ giao nhận, kiểm tra và đối chiếu.
• Hợp đồng mua bán: Có thể được sử dụng để đối chiếu điều kiện giao dịch, thanh toán và trị giá hàng hóa khi cần.
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O): Thường cần khi doanh nghiệp đề nghị hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt hoặc khi mặt hàng thuộc trường hợp phải chứng minh xuất xứ.
• Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản chấp thuận: Áp dụng với hàng hóa thuộc diện quản lý bằng giấy phép.
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành: Có thể gồm kết quả kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc chứng từ khác theo chính sách của từng mặt hàng.
• Catalogue, tài liệu kỹ thuật hoặc chứng từ trị giá: Có thể được yêu cầu để làm rõ tên hàng, cấu tạo, công dụng, mã HS hoặc trị giá khai báo.

Không phải lô hàng nào cũng cần nộp toàn bộ các chứng từ trên. Doanh nghiệp nên xác định yêu cầu theo mã HS, loại hình nhập khẩu và quy định áp dụng cho từng mặt hàng.

2. Quy định về hình thức nộp hồ sơ hải quan

Thủ tục hải quan hiện được thực hiện chủ yếu qua phương thức điện tử. Người khai hải quan truyền dữ liệu tờ khai và nộp hoặc xuất trình chứng từ theo yêu cầu của cơ quan hải quan và quy trình xử lý áp dụng cho lô hàng.

Tùy trường hợp, chứng từ có thể được gửi dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc phải xuất trình bản giấy, bản chính để đối chiếu. Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ giao dịch và chứng từ gốc để phục vụ việc kiểm tra, tham vấn trị giá hoặc hậu kiểm khi cần.

Việc phân luồng tờ khai quyết định các bước xử lý tiếp theo, chẳng hạn kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuy nhiên, phân luồng không đồng nghĩa với việc trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải nộp hồ sơ giấy.

Thời hạn khai báo hải quan nhập khẩu

Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu có thể được nộp trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Tờ khai đã đăng ký có thời hạn làm thủ tục thuế trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký theo quy định được nêu tại Luật Quản lý thuế.

Để tránh phát sinh chi phí lưu container, lưu kho hoặc chậm nhận hàng, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ và khai báo sớm khi đã có đủ thông tin về lô hàng. Với hàng cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, nên kiểm tra quy trình riêng trước khi hàng được vận chuyển.

Hồ sơ hải quan đối với một số loại hàng đặc thù

Nhập khẩu hóa chất

Hồ sơ và thủ tục phụ thuộc vào thành phần, tên hóa chất, mã HS, mục đích sử dụng và việc hóa chất có thuộc danh mục quản lý hay không. Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể cần thực hiện khai báo hóa chất, xin giấy phép hoặc chuẩn bị Phiếu an toàn hóa chất (SDS/MSDS) và tài liệu kỹ thuật.

Không phải mọi hóa chất đều áp dụng cùng một bộ hồ sơ. Doanh nghiệp nên xác định chính xác thành phần và đối chiếu quy định chuyên ngành trước khi ký hợp đồng, đặt hàng hoặc vận chuyển.

Nhập khẩu dịch vụ

Dịch vụ cung cấp qua mạng, tư vấn hoặc chuyển giao quyền sử dụng phần mềm thường không làm phát sinh tờ khai hải quan hàng hóa tại cửa khẩu nếu không có hàng hóa vật chất được đưa qua biên giới.

Doanh nghiệp cần xem xét riêng nghĩa vụ về thuế, kế toán, thanh toán và hợp đồng dịch vụ. Tùy giao dịch và nhà cung cấp, có thể phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu theo quy định thuế hiện hành.

Hàng hóa có thể bị áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại

Một số mặt hàng có thể thuộc diện áp dụng thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp hoặc biện pháp tự vệ theo từng vụ việc. Doanh nghiệp cần tra cứu chính sách hiện hành theo mô tả hàng hóa, mã HS, nước xuất xứ, nhà sản xuất và thời điểm nhập khẩu.

Không nên mặc định rằng cứ thiếu C/O là mọi lô hàng sẽ bị áp một mức thuế phòng vệ thương mại cao nhất. Cách áp dụng phụ thuộc vào quyết định điều tra và biện pháp đang có hiệu lực đối với mặt hàng cụ thể.

3. Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng

Xác định tên hàng, công dụng, thành phần, cấu tạo, tình trạng và mục đích nhập khẩu. Từ đó kiểm tra mặt hàng có thuộc diện cấm, hạn chế, cần giấy phép hoặc phải kiểm tra chuyên ngành hay không.

Bước 2: Xác định mã HS và nghĩa vụ thuế

Đối chiếu hồ sơ kỹ thuật và quy tắc phân loại để xác định mã HS phù hợp. Mã HS là căn cứ quan trọng để tra thuế suất, chính sách quản lý và các biện pháp liên quan.

Bước 3: Chuẩn bị và đối chiếu chứng từ

Kiểm tra sự thống nhất giữa tờ khai dự kiến, Invoice, vận đơn, Packing List, C/O và các chứng từ khác. Tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng và thông tin các bên cần được thể hiện chính xác.

Bước 4: Khai tờ khai và nộp hồ sơ

Người nhập khẩu hoặc đơn vị dịch vụ truyền tờ khai qua hệ thống điện tử, đính kèm hoặc xuất trình chứng từ theo yêu cầu. Hồ sơ hải quan được thực hiện theo quy định tại Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn, trong đó có Thông tư 38/2015/TT-BTC cùng văn bản sửa đổi, bổ sung là Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Bước 5: Hoàn thành kiểm tra, nộp thuế và nhận hàng

Tùy kết quả xử lý tờ khai, doanh nghiệp thực hiện kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa hoặc hoàn tất thủ tục kiểm tra chuyên ngành nếu có. Sau khi đáp ứng các yêu cầu và hoàn thành nghĩa vụ thuế, hàng hóa được làm thủ tục thông quan theo quy định.

4. Lưu ý để hạn chế sai sót khi làm thủ tục hải quan

• Xác định chính xác tên hàng và mã HS trước khi hàng về.
• Không áp một bộ chứng từ giống nhau cho mọi mặt hàng.
• Kiểm tra chính sách giấy phép và kiểm tra chuyên ngành trước khi ký hợp đồng.
• Khai báo đúng trị giá, xuất xứ, số lượng và điều kiện giao hàng.
• Chuẩn bị C/O đúng mẫu và đúng quy tắc xuất xứ nếu đề nghị hưởng ưu đãi thuế.
• Lưu trữ chứng từ giao dịch, thanh toán, vận chuyển và tài liệu kỹ thuật để đối chiếu khi cần.
• Theo dõi các quy định và biện pháp quản lý đang có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai.

5. Hỗ trợ thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Thủ tục hải quan có thể khác nhau tùy theo loại hàng, mã HS, loại hình nhập khẩu và chính sách quản lý chuyên ngành. Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ trước khi gửi hàng để chủ động về thời gian, thuế và chi phí phát sinh.

Ship Trung Việt hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra chứng từ, tư vấn phương án vận chuyển và khai báo hải quan theo thông tin thực tế của từng lô hàng. Liên hệ Ship Trung Việt để được trao đổi về hồ sơ và quy trình phù hợp với mặt hàng cần nhập khẩu.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Khi bắt đầu nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp thường có nhiều thắc mắc về hồ sơ, thời gian thông quan và trách nhiệm của người khai hải quan. Đặc biệt, những đơn vị lần đầu nhập hàng từ Trung Quốc có thể chưa phân biệt rõ giữa việc mua hàng, vận chuyển quốc tế và thực hiện thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam.

Một vấn đề cần lưu ý là quy trình hải quan có thể khác nhau tùy theo loại hình nhập khẩu và chính sách quản lý của từng sản phẩm. Hàng hóa được phép nhập khẩu thông thường sẽ có yêu cầu khác với sản phẩm phải xin giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Bên cạnh đó, việc sử dụng dịch vụ logistics không có nghĩa doanh nghiệp được miễn mọi trách nhiệm liên quan đến tính chính xác của thông tin và chứng từ. Các bên cần xác định rõ phạm vi công việc theo quy định pháp luật và thỏa thuận dịch vụ.

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở chuẩn bị trước khi triển khai hoạt động nhập khẩu.

Doanh nghiệp có thể tự làm thủ tục hải quan nhập khẩu không?

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu nếu đáp ứng các điều kiện cần thiết và có nhân sự đủ khả năng thực hiện công việc khai báo. Việc tự khai báo giúp doanh nghiệp trực tiếp quản lý hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý và chủ động phối hợp với cơ quan hải quan.

Tuy nhiên, nhân sự thực hiện cần hiểu cách phân loại mã HS, xác định trị giá, lựa chọn mã loại hình và khai báo trên hệ thống điện tử. Đối với những mặt hàng có yêu cầu quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp còn phải nắm rõ quy định liên quan đến giấy phép hoặc kiểm tra hàng hóa.

Nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan hoặc dịch vụ hỗ trợ phù hợp. Việc ủy quyền cần được thực hiện theo quy định và xác định rõ trách nhiệm giữa các bên.

Đối với đơn hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp cũng có thể liên hệ Ship Trung Việt để trao đổi về phương án vận chuyển và các yêu cầu liên quan đến hồ sơ nhập khẩu.

Nhập hàng từ 1688, Taobao có làm thủ tục hải quan chính ngạch được không?

Hàng hóa mua từ các nền tảng thương mại điện tử Trung Quốc như 1688, Taobao hoặc Tmall có thể được nhập khẩu chính ngạch về Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện về chính sách mặt hàng, chứng từ và thủ tục hải quan.

Xem thêm: Nhập hàng 1688 chính ngạch trọn gói uy tin

Tuy nhiên, việc mua hàng trên sàn thương mại điện tử không tự động bảo đảm nhà bán có khả năng cung cấp đầy đủ chứng từ phục vụ nhập khẩu. Một số gian hàng chỉ kinh doanh nội địa nên không hỗ trợ hóa đơn thương mại theo yêu cầu của giao dịch xuất khẩu hoặc chứng từ xuất xứ.

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng cung cấp chứng từ của nhà bán và xác định rõ đơn vị đứng tên xuất khẩu, nhập khẩu trong phương án giao dịch. Đồng thời, cần thống nhất cách vận chuyển và trách nhiệm của từng bên.

Đối với doanh nghiệp cần nhập hàng có hồ sơ rõ ràng phục vụ kinh doanh, việc chuẩn bị phương án chính ngạch từ đầu sẽ thuận lợi hơn so với xử lý chứng từ sau khi hàng đã về Việt Nam.

Hồ sơ hải quan nhập khẩu phải nộp trong thời hạn bao lâu?

Theo quy định của Luật Hải quan đang áp dụng trong tháng 10/2026, tờ khai hải quan đối với hàng nhập khẩu được nộp trước ngày hàng đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Tờ khai có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký.

Doanh nghiệp cần phân biệt thời hạn đăng ký tờ khai với thời gian hoàn thành kiểm tra hồ sơ và thông quan hàng hóa. Đây là những mốc khác nhau, chịu sự điều chỉnh của từng quy định cụ thể.

Ngoài ra, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải quan số 11/2026/QH16 đã được ban hành và có hiệu lực từ ngày 1/3/2027. Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định mới khi thực hiện thủ tục từ thời điểm này.

Để hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng từ và tiến hành khai báo sớm khi đã có đủ thông tin hợp lệ.