Hướng Dẫn Thủ Tục Nhập Khẩu Văn Phòng Phẩm Trung Quốc

Đăng bởi: Ship Trung Việt Cập nhật: 2026-10-04

Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm từ Trung Quốc: mã HS, thuế, hồ sơ hải quan, quy trình thông quan và ủy thác nhập khẩu. Ship Trung Việt tư vấn trọn gói.

Văn phòng phẩm Trung Quốc có ưu thế về mẫu mã đa dạng, giá cạnh tranh và nguồn cung lớn nên được nhiều doanh nghiệp, nhà sách, cửa hàng và đơn vị phân phối tại Việt Nam lựa chọn. Tuy nhiên, một lô hàng gồm nhiều sản phẩm như bút, giấy, sổ, file tài liệu, kẹp giấy hay dụng cụ văn phòng có thể được phân loại vào các nhóm HS khác nhau. Vì vậy, thủ tục nhập khẩu không nên được thực hiện chỉ dựa trên tên gọi thương mại của sản phẩm. Người nhập khẩu cần kiểm tra bản chất hàng hóa, mã HS, chính sách quản lý, chứng từ và nghĩa vụ thuế trước khi đặt hàng số lượng lớn. Trong trường hợp chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục, ủy thác nhập khẩu cho đơn vị chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp giảm áp lực về hồ sơ và phối hợp thông quan. Dưới đây, Ship Trung Việt hướng dẫn toàn bộ quy trình theo cách dễ áp dụng vào thực tế.

Thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm từ Trung Quốc có khó không?

Văn phòng phẩm thông thường không phải là một mặt hàng duy nhất mà bao gồm rất nhiều sản phẩm với chất liệu và công dụng khác nhau. Bút, sổ tay, giấy, phong bì, file hồ sơ, kẹp giấy, kim bấm hay hộp đựng tài liệu có thể được phân loại ở những nhóm HS khác nhau. Vì vậy, câu hỏi “văn phòng phẩm có được nhập khẩu không?” cần được trả lời dựa trên từng sản phẩm cụ thể, thay vì toàn bộ nhóm hàng.

Các nguồn hướng dẫn chuyên ngành hiện nay thường ghi nhận văn phòng phẩm mới 100% thông thường không thuộc nhóm hàng cấm nhập khẩu; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải xác định đúng mã HS và kiểm tra chính sách quản lý áp dụng cho từng mặt hàng.

Về nguyên tắc, việc phân loại phải căn cứ vào hồ sơ hải quan, tài liệu kỹ thuật, thành phần, tính chất lý hóa, tính năng và công dụng của hàng hóa. Vì vậy, Ship Trung Việt khuyến nghị khách hàng gửi trước hình ảnh, catalogue, thông số kỹ thuật và thành phần vật liệu để kiểm tra trước khi nhập số lượng lớn.

Chính sách nhập khẩu văn phòng phẩm

Quy trình làm thủ tục nhập khẩu và chính sách nhập khẩu văn phòng phẩm được quy định trong những văn bản pháp luật sau đây:

Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018;
Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15/05/2018;
Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018;
Nghị định số 43/2017/NĐ-CP ngày 14/4/2017;
Công văn số 2655/TXNK-PL ngày 18/07/2017;
Nghị định 128/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Theo những văn bản pháp luật trên mặt hàng văn phòng phẩm không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Khi nhập khẩu văn phòng phẩm cần phải lưu ý những điểm sau đây:

Văn phòng phẩm đã qua sử dụng thuộc diện cấm nhập khẩu;
Khi nhập khẩu văn phòng phẩm thì phải dán nhãn hàng hóa theo 43/2017/NĐ-CP;
Xác định đúng mã hs để xác định đúng thuế và tránh bị phạt.

Mã HS và thuế nhập khẩu văn phòng phẩm Trung Quốc

Xác định mã HS là một trong những bước quan trọng nhất khi nhập khẩu văn phòng phẩm. Không nên tìm mã chỉ bằng tên gọi như “bút Trung Quốc”, “sổ Trung Quốc” hoặc “đồ dùng văn phòng”, bởi cùng một công dụng nhưng khác chất liệu, cấu tạo hoặc đặc điểm kỹ thuật có thể dẫn đến cách phân loại khác nhau. Theo nguyên tắc phân loại hàng hóa, mã số được xác định dựa trên hồ sơ, tài liệu kỹ thuật và các đặc điểm thực tế của hàng hóa.

Một số nhóm thường gặp có thể nằm tại Chương 39 đối với sản phẩm nhựa, Chương 48 đối với giấy và sản phẩm từ giấy, hoặc Chương 96 đối với một số mặt hàng như bút và dụng cụ viết. Chẳng hạn, một số nguồn tham khảo liệt kê sổ/vở thuộc nhóm 4820, bút bi thuộc nhóm 9608 và một số đồ dùng văn phòng bằng nhựa thuộc nhóm 3926. Tuy nhiên, đây chỉ là mã tham khảo, không nên dùng máy móc cho mọi sản phẩm.

Thuế nhập khẩu cần được xác định theo mã HS, xuất xứ và điều kiện hưởng ưu đãi nếu có. Nếu muốn áp dụng ưu đãi thuế quan theo ACFTA, doanh nghiệp cần kiểm tra quy tắc xuất xứ và chứng từ C/O phù hợp. Ship Trung Việt có thể hỗ trợ kiểm tra mã HS và dự toán nghĩa vụ thuế trước khi khách hàng triển khai đơn hàng.

Dán nhãn hàng nhập khẩu

Dán nhãn lên hàng hóa nhập khẩu là một quy định không mới. Tuy nhiên, từ sau khi Nghị định 128/2020/NĐ-CP được ban hành thì việc dán nhãn hàng hóa nhập khẩu được giám sát chặt chẽ hơn. Dán nhãn hàng hóa nhằm mục đích giúp các cơ quan hành chính quản lý được hàng hóa, xác định được xuất xứ và đơn vị chịu trách nhiệm về hàng hóa. Vì thế dán nhãn lên hàng hóa là một trong những khâu không thể thiếu khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm từ các quốc gia khác nhau.

Nội dung nhãn mác

Ngoài việc phải dán nhãn thì nội dung nhãn cũng rất quan trọng. Nội dung nhãn mác của các mặt hàng được quy định trong Nghị định số 43/2017/NĐ-CP. Đối với mặt hàng văn phòng phẩm, thì nội dung của một nhãn mác đầy đủ gồm những thông tin sau:

Thông tin của người nhà xuất khẩu (địa chỉ, tên công ty);
Thông tin của người nhập khẩu (địa chỉ, tên công ty);
Tên hàng hóa và thông tin hàng hóa;
Xuất xứ hàng hóa.

Đó là những nội dung nhãn cơ bản cần phải được dán lên hàng hóa. Những thông tin được thể hiện phải sử dụng tiếng anh hoặc các thứ tiếng khác phải có dịch thuật. Khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm nếu gặp phải luồng đỏ, thì hải quan kiểm hóa sẽ rất chú trọng đến nội dung nhãn ở bên trên.

Vị trí dán nhãn trên hàng hóa

Dán nhãn lên hàng hóa là cần thiết, tuy nhiên dán đúng vị trí mới quan trọng hơn. Khi nhập khẩu thì nhãn hàng hóa cần được dán lên các bề mặt của kiện hàng như: Trên thùng carton, trên kiện gỗ, trên bao bì sản phẩm. Hoặc bất kỳ chỗ nào miễn sao tiện kiểm tra và dễ nhìn thấy. Việc dán nhãn đúng vị trí sẽ giúp tiết kiệm được thời gian kiểm hóa khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm các loại.

Đối với hàng hóa bán lẻ trên thị trường thì cần phải thể hiện thêm nhiều thông tin khác nữa. Như nhà sản xuất, định lượng của hàng hóa, thông số kỹ thuật, ngày tháng sản xuất, cảnh báo an toàn.

Những rủi ro gặp phải khi không dán nhãn

Dán nhãn lên hàng hóa là bắt được theo quy định của pháp luật. Nếu trên hàng hóa không được dán nhãn khi nhập khẩu hoặc nội dung nhãn hàng hóa bị sai. Thì nhà nhập khẩu phải đối mặt với những rủi ro sau:

Bị phạt tiền theo quy định, mức phạt được quy định tại Điều 22 Nghị định 128/2020/NĐ-CP;
Không được hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt do chứng nhận xuất xứ sẽ bị bác bỏ;
Hàng hóa dễ bị thất lạc, bị hư hỏng do không có nhãn cảnh báo cho xếp dỡ, vận chuyển.

Với những rủi ro trên thì chúng tôi khuyến nghị Quý vị nên dán nhãn lên hàng hóa khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm. Nếu Quý vị chưa hiểu được hết về những quy định về nhãn hàng hóa. Vui lòng liên hệ đến hotline hoặc hotmail để được tư vấn.

Quy trình nhập khẩu văn phòng phẩm từ Trung Quốc về Việt Nam

Bước 1. Khai tờ khai hải quan

Sau khi có đầy đủ chứng từ xuất nhập khẩu: Hợp đồng, commercial invoice, packing list, vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ, thông báo hàng đến và xác định được mã hs văn phòng phẩm. Thì có thể nhập thông tin khai báo lên hệ thống hải quan qua phần mềm khai quan.

Việc khai báo tờ khai hải quan trên phần mềm hải quan. Đòi hỏi người nhập khẩu phải có hiểu biết về việc nhập liệu lên phần mềm. Không nên tự ý khai tờ khai hải quan khi Quý vị chưa hiểu rõ về công việc này. Việc tự ý khai có thể dễ bị dính những điểm không thể sửa trên tờ khai hải quan. Lúc đó sẽ mất rất nhiều chi phí và thời gian để khắc phục.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng hóa cập cảng thì người khai hải quan phải thực hiện khai báo tờ khai hải quan. Nếu để quá thời hạn này thì người nhập khẩu phải đối mặt với phí phạt từ phía hải quan.

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm. Mọi nội dung khai báo sẽ được đẩy lên hệ thống hải quan. Nếu có sai sót ảnh hưởng thuế hoặc xuất xứ hàng hóa. Thì người nhập khẩu có thể đối mặt với các mức phạt theo luật hải quan. Nên cần phải lưu ý đến các thông tin được nhập lên tờ khai như mã hs, thuế suất, tên hàng, xuất xứ.

Bước 2. Mở tờ khai hải quan

Sau khi khai xong tờ khai hải quan, hệ thống hải quan sẽ trả về kết quả phân luồng tờ khai. Có luồng tờ khai thì in tờ khai ra và mang bộ hồ sơ nhập khẩu xuống chi cục hải quan để mở tờ khai. Tùy theo phân luồng xanh, vàng, đỏ mà thực hiện các bước mở tờ khai.

Việc mở tờ khai phải tiến hành sớm nhất có thể, chậm nhất trong vòng 15 ngày kể từ ngày khai tờ khai. Người khai báo phải mang hồ sơ đến Chi cục hải quan để thực hiện mở tờ khai hải quan. Trong thời hạn quá 15 ngày tờ khai sẽ bị hủy và Quý vị phải đối mặt với phí phạt từ phía hải quan.

Lưu ý: Sau khi có tờ khai chính thức thì cần liên hệ với chi cục hải quan để tiến hành thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm. Không nên để tờ khai lâu rồi mới mang xuống để làm thủ tục nhập khẩu.

Bước 3. Thông quan hàng hóa

Sau khi kiểm tra xong hồ sơ nếu không có thắc mắc gì thì cán bộ hải quan sẽ chấp nhận thông quan tờ khai. Quý vị lúc này có thể đóng thuế nhập khẩu cho tờ khai hải quan để thông quan hàng hóa.

Trong một số trường hợp tờ khai sẽ được giải phóng để mang hàng về kho bảo quản trước. Sau khi bổ sung đầy đủ hồ sơ thì hải quan sẽ tiến thành thông quan tờ khai hải quan. Khi tờ khai chưa thông quan thì cần phải tiến hành các thủ tục để cho tờ khai thông quan. Nếu quá hạn thì Quý vị sẽ phải đối mặt với phí phạt và sẽ mất rất nhiều thời gian.

Bước 4. Mang hàng về bảo quản và sử dụng

Tờ khai thông quan thì tiến hành bước thanh lý tờ khai và làm thủ tục cần thiết để mang hàng về kho. Để có thể lấy hàng một cách thuận lợi Quý vị cần chuẩn bị đầy đủ lệnh thả hàng, phương tiện vận tải và hàng được chấp nhận cho qua khu vực giám sát.

Bộ hồ sơ nhập khẩu văn phòng phẩm

Bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu thức văn phòng phẩm nói riêng, làm thủ tục nhập khẩu các mặt hàng khác nói chung. Được quy định trong Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018.

Tờ khai hải quan;
Hợp đồng thương mại (Sale contract);
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice);
Danh sách đóng gói (Packing list);
Vận đơn (Bill of lading);
Chứng nhận xuất xứ (nếu có);
Catalog (nếu có), và các chứng từ khác nếu hải quan yêu cầu.

Trên đây là toàn bộ chứng từ dùng để làm thủ tục thông quan văn phòng phẩm. Quan trọng nhất là tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ. Những chứng từ khác sẽ được bổ sung nếu cơ quan Hải quan có yêu cầu.

Chuẩn bị hồ sơ trước khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm là cực kỳ quan trọng. Đối với các chứng từ gốc như: Vận đơn, chứng nhận xuất xứ thì nhà nhập khẩu phải yêu cầu người bán chuyển phát nhanh về trước. Tránh tình trạng chờ đợi chứng từ, có thể dẫn tới lưu container và lưu bãi hàng hóa.

Ủy thác nhập khẩu văn phòng phẩm Trung Quốc – Khi nào nên sử dụng?

Ủy thác nhập khẩu phù hợp với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý hoạt động nhập khẩu hoặc muốn thuê một đơn vị có nghiệp vụ thực hiện thay các công việc liên quan. Về bản chất, đây không đơn thuần là thuê vận chuyển hàng hóa mà là một mô hình dịch vụ có liên quan đến việc thực hiện hoạt động nhập khẩu theo thỏa thuận giữa bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác.

Doanh nghiệp nên cân nhắc ủy thác khi chưa có đội ngũ chuyên trách về hải quan, chưa quen xử lý chứng từ Trung Quốc – Việt Nam hoặc muốn tập trung nguồn lực vào bán hàng và phân phối. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đã có bộ phận xuất nhập khẩu hoạt động ổn định, việc tự thực hiện có thể giúp chủ động hơn trong quy trình nội bộ.

Điểm quan trọng là phải làm rõ ai đứng tên nhập khẩu, ai cung cấp chứng từ, ai chịu trách nhiệm về thuế, chi phí dịch vụ, xử lý sai lệch chứng từ và giao nhận hàng. Quy định hiện hành cũng có trường hợp hồ sơ phải có hợp đồng ủy thác nhập khẩu theo tính chất của hàng hóa và chứng từ quản lý liên quan.

Ship Trung Việt có thể tư vấn phương án ủy thác phù hợp dựa trên loại hàng, quy mô đơn hàng và nhu cầu chứng từ của khách hàng.

Kinh nghiệm nhập văn phòng phẩm Trung Quốc chính ngạch an toàn, tối ưu chi phí

Sai lầm phổ biến của người mới nhập văn phòng phẩm là chỉ tập trung vào giá mua và cước vận chuyển. Trên thực tế, tổng chi phí để một sản phẩm về đến kho còn có thể bao gồm vận chuyển nội địa Trung Quốc, cước quốc tế, phí khai báo, thuế, phí xử lý chứng từ, giao hàng nội địa và các khoản phát sinh tùy lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên tính landed cost trước khi quyết định giá bán.

Bên cạnh đó, cần lấy mẫu trước khi nhập số lượng lớn, đặc biệt với bút, giấy in, sổ, file nhựa hoặc sản phẩm có yêu cầu riêng về kích thước và chất lượng. Kiểm tra thương hiệu cũng rất quan trọng nếu sản phẩm có logo hoặc dấu hiệu nhận diện của bên thứ ba.

Một nguyên tắc khác là không nên để nhà cung cấp tự quyết định mã HS chỉ dựa trên tên thương mại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại mã HS, chính sách mặt hàng và chứng từ trước khi vận chuyển. Nếu chưa có kinh nghiệm, lựa chọn ủy thác nhập khẩu hoặc đơn vị logistics có khả năng hỗ trợ chứng từ và hải quan sẽ giúp giảm áp lực vận hành.

Ship Trung Việt hướng đến giải pháp từ kiểm tra hàng – tư vấn hồ sơ – vận chuyển – khai báo – thông quan – giao hàng, giúp doanh nghiệp có một đầu mối phối hợp xuyên suốt quá trình nhập khẩu.