Thủ Tục Nhập Khẩu Văn Phòng Phẩm Trung Quốc Mới Nhất 2026 – Hồ Sơ & Quy Trình Chi Tiết

Hướng dẫn chi tiết thủ tục hải quan nhập khẩu văn phòng phẩm Trung Quốc. Cập nhật mã HS, thuế nhập khẩu và các quy định quản lý chuyên ngành mới nhất.

Nhập khẩu văn phòng phẩm là một mảng kinh doanh đầy tiềm năng nhưng cũng không ít thách thức về mặt thủ tục pháp lý. Từ việc áp mã HS code chính xác cho hàng trăm đầu mục sản phẩm đến việc kiểm tra chất lượng hay công bố hợp quy (với một số mặt hàng đặc thù), doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình để tránh phát sinh chi phí tại cảng.

Các sản phẩm như bút, sổ tay, giấy in hay kẹp tài liệu chúng đều là mặt hàng văn phòng phẩm thiết yếu, đều đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, trường học và nhiều tổ chức khác. Tuy nhiên, để nhập khẩu các mặt hàng này một cách thuận lợi, việc nắm rõ quy trình và thủ tục nhập khẩu là điều không thể thiếu.

Nguồn hàng nhập sỉ văn phòng phẩm Trung Quốc

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình nhập khẩu văn phòng phẩm hiện nay.

Chính sách làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm

Dưới đây là một số quy định bạn cần nắm được khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm:

Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015; sửa đổi bổ sung 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018.
Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15/05/2018.
Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018.
Nghị định số 43/2017/NĐ-CP ngày 14/4/2017.
Công văn số 2655/TXNK-PL ngày 18/07/2017.
Nghị định 128/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Các quy định nêu trên chủ yếu nói về quy trình thực hiện, mã hs, thuế nhập khẩu. Bạn cần tìm hiểu kỹ để tránh những rủi ro liên quan đến pháp lý và đảm bảo hàng hóa thông quan thành công. Nếu bạn cần tư vấn thêm về vấn đề này hãy liên hệ với Ship Trung Việt ngay nhé.

Dán nhãn hàng hóa nhập khẩu văn phòng phẩm

Từ sau nghị định 128/2020/NĐ-CP, quy trình kiểm tra nhãn dán hàng hóa đã được thắt chặt hơn. Vậy nên khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm dán nhãn hàng hóa sẽ là việc không thể thiếu.Và bạn sẽ cần phải đảm bảo nhãn dán có đầy đủ các thông tín sau:

Thông tin của đơn vị xuất khẩu;
Thông tin của đơn vị nhập khẩu;
Thông tin chi tiết về sản phẩm (chất liệu, kích thước, trọng lượng…);
Xuất xứ hàng hóa

Lưu ý, bạn nên sử dụng tiếng Việt hoặc tiếng Anh để thể hiện các thông tin nói trên. Điều này sẽ tạo thuận tiện cho cán bộ hải quan kiểm tra và đối chiếu thông tin, giúp quá trình thông quan trở nên nhanh chóng hơn. Và cũng giúp cho khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin.

Ngoài việc thể hiện chính xác nội dung, vị trí cần dán cũng là điều mà bạn cần chú ý. Nên dán nhãn tại các vị trí dễ thấy, dễ nhìn như trên thùng hàng, trên bao bì sản phẩm,…

Mã HS của văn phòng phẩm

Mã HS được sử dụng để phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu, đây cũng là cơ sở để bạn biết được mức thuế mình cần phải nộp. Bạn cần dựa vào đặc tính, chủng loại của từng loại để xác định mã HS.

Và mặt hàng văn phòng phẩm đây thực chất chỉ là cách gọi chung của nhiều loại sản phẩm như: bút, giấy, sổ ghi, thước, mực, máy in,…. Nên để xác định chính xác từng loại sẽ rất khó khăn và mất nhiều thời gian. Do đó, Ship Trung Việt có tổng hợp lại mã HS của các loại sản phẩm văn phòng phẩm để bạn dễ tham khảo

Loại Sản Phẩm	Mã HS
Bút Viết	9608
Thước	09172010
Giấy In	4809
Băng Dính	3919
Máy In	8443

Khi nhập khẩu hàng hóa, để nắm được chính sách về thuế và các quy định liên quan, doanh nghiệp cần xác định mã HS cho mặt hàng nhập khẩu. Bởi mã HS là thông tin bắt buộc mà hàng hóa phải có khi nhập khẩu.

Đối với mặt hàng đồ dùng văn phòng, căn cứ vào Nghị định 125/2017/NĐ-CP, có thể xác định một số mã HS của mặt hàng này thuộc:

Chương 48: Giấy và bìa; Các sản phẩm làm bằng bột giấy, bằng giấy hoặc bằng bìa
Chương 49: Sách, báo, tranh ảnh và các sản phẩm khác của công nghiệp in; Các loại bản thảo viết bằng tay, đánh máy và sơ đồ
Chương 96: Các mặt hàng khác

Cụ thể, có thể nhắc đến một số mã HS như:

4817.20.00 – Bưu thiếp dạng phong bì (letter cards), bưu thiếp trơn và bưu thiếp dạng thư tín (correspondence cards).
4817.30.00 – Hộp, túi ví, cặp tài liệu và cặp hồ sơ in sẵn, bằng giấy hoặc bìa, có chứa văn phòng phẩm bằng giấy.
4820.10.00 – Sổ đăng ký, sổ kế toán, vở ghi chép, sổ đặt hàng, quyển biên lai, tập viết thư, tập ghi nhớ, sổ nhật ký và các ấn phẩm tương tự
4820.20.00 – Vở bài tập
4820.30.00 – Bìa đóng hồ sơ (trừ bìa đóng sách), bìa kẹp hồ sơ và vỏ bìa kẹp hồ sơ
4820.40.00 – Biểu mẫu thương mại và tập giấy ghi chép có chèn giấy tha
9608.10 – Bút bi
9608.40.00 – Bút chì bấm hoặc bút chì đẩy
…

Những rủi ro khi áp sai mã HS

Xác định đúng mã hs rất quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm. Việc xác định sai mã hs sẽ mang lại những rủi ro nhất định cho Quý vị như:

Trì hoãn thủ tục hải quan: Khai sai mã HS có thể dẫn đến việc trì hoãn trong thủ tục hải quan, do cần thời gian để kiểm tra và xác minh thông tin chính xác về loại hàng hóa.
Chậm giao hàng: Nếu hàng hóa bị phát hiện có khai sai mã HS, cơ quan hải quan có thể yêu cầu chỉnh sửa hoặc làm rõ thông tin. Điều này có thể dẫn đến chậm trễ trong quá trình giao hàng và ảnh hưởng đến chu kỳ sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Chịu phạt do khai sai mã hs theo nghị định 128/2020/NĐ-CP;
Trong trường hợp phát sinh thuế nhập khẩu thì sẽ đối mặt với mức phát ít nhất là 2,000,000 VND và cao nhất là mức phạt gấp 3 lần số thuế.

Chú ý, bảng tổng hợp trên chỉ đề cập đến nhóm sản phẩm và chỉ mang tính chất tham khảo. Để biết được chính xác mã HS phù hợp với loại hàng hóa cần nhập khẩu, bạn nên liên hệ với Ship Trung Việt qua hotline sau: 032.555.1688

Thuế nhập khẩu văn phòng phẩm

Xác định thuế nhập khẩu là công việc quan trọng khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm. Thuế nhập khẩu của hàng hóa phụ thuộc vào mã hs của mặt hàng đó. Mỗi mã hs thì có một mức thuế suất cụ thể. Sau đây Door to Door Việt xin giới thiệu cách tính thuế nhập khẩu và những lưu ý khi xác định thuế nhập khẩu.

Cách tính thuế nhập khẩu văn phòng phẩm

Thuế nhập khẩu được tính theo công thức như những mặt hàng khác. Thuế nhập khẩu của mặt hàng này có hai loại đó là thuế nhập khẩu và thuế GTGT nhập khẩu.

Thuế nhập khẩu xác định theo mã hs thuế nhập khẩu được tính theo công thức:

Thuế nhập khẩu = Trị giá CIF x % thuế suất

Thuế GTGT nhập khẩu được xác định theo công thức:

Thuế giá trị gia tăng = (Trị giá CIF + Thuế nhập khẩu) x % thuế GTGT.

Trị giá CIF được xác định bằng giá trị xuất xưởng của hàng cộng với tất cả các chi phí để đưa được hàng về đến cửa khẩu đầu tiên của nước nhập khẩu. Thuế nhập khẩu là chi phí tính vào giá vốn hàng bán của đơn hàng. Vì thế quý vị phải kiểm tra đúng mã hs để được áp mã thuế nhập khẩu tốt nhất.

Những lưu ý khi xác định thuế nhập khẩu văn phòng phẩm

Khi xác định thuế nhập khẩu văn phòng phẩm cần phải lưu ý những điểm sau:

Đối với những quốc gia có ký hiệp định thương mại với Việt Nam như: Châu Âu, Ấn Độ, Úc, Chile, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, các nước Asean. Thì cần phải lưu ý mức thuế ưu đãi đặc biệt thường là 0%.
Để hưởng mức thuế ưu đãi thì phải có giấy chứng nhận xuất xứ;
Trị giá tính thuế là trị giá CIF. Đối với những đơn hàng mua hàng theo các điều kiện khác. Khi tính thuế nhập khẩu phải quy đổi trị giá về trị giá CIF để tính thuế nhập khẩu.
Thuế nhập khẩu cũng sẽ phải chịu thuế GTGT.

Bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm

Dưới đây là bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục nhập khẩu đồ dùng văn phòng phẩm các loại.

Tờ khai hải quan.
Hợp đồng ngoại thương (Sale contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice).
Danh sách đóng gói (Packing list).
Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng
Vận đơn (Bill of lading).
Chứng nhận xuất xứ (nếu có).
Catalog (nếu có)

Trong số các giấy tờ trên thì: Tờ khai hải quan, hợp đồng thương mại, giấy đăng ký kiểm tra,.. là cần thời gian kiểm tra và xét duyệt nhất bạn nên chuẩn bị từ sớm, tránh cho quá trình thông quan bị kéo dài.
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm

Bước 1: Khai tờ khai quan

Trước tiên bạn cần truy cập hệ thống hải quan Việt Nam VNACCS để thực hiện khai tờ khai quan. Hoặc bạn có thể đến trực tiếp các chi cục hải quan để khai báo trực tiếp với sự hướng dẫn của cán bộ hải quan.

Tờ khai hải quan

Khi khai báo cần chú ý khai chính xác và đầy đủ, nếu như viết sai sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình thông quan. Bạn nên để người có kinh nghiệm thực hiện để đảm bảo việc thông quan không bị chậm trễ. Ngoài ra, bạn cần khai báo trong vòng 30 ngày kể từ khi hàng hóa đến cửa khẩu. Nếu quá thời gian trên bạn sẽ phải đóng thêm phí lưu kho cho hải quan.

Bước 2: Mở tờ khai quan

Sau khoảng 2 – 3 ngày hồ sơ của bạn sẽ được xem xét, nếu không cần bổ sung thêm bạn sẽ nhận được thông báo phân luồng. Đối với mặt hàng văn phòng phẩm khi làm thủ tục nhập khẩu có thể sẽ rơi vào 1 trong 3 luồng sau: Luồng xanh, vàng và đỏ.

Việc hàng hóa được phân vào luồng xanh sẽ giúp cho việc thông quan nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, nếu hàng hóa văn phòng phẩm vào luồng đỏ. thuộc diện cần kiểm tra thực tế thì thời gian thông quan sẽ lâu hơn.

Nhìn chung việc phân luồng hàng hóa sẽ phụ thuộc nhiều vào mặt hàng bạn định nhập khẩu và hồ sơ bạn chuẩn bị. Bạn nên liên hệ với Ship Trung Việt để xem sản phẩm văn phòng phẩm định nhập khẩu có thuộc luồng đỏ không nhé.

Bước 3: Thông quan hàng hóa

Sau khi việc mở tờ khai đã hoàn thành, bạn cần nộp lại hồ sơ đã chuẩn bị trước đó để cán bộ hải quan kiểm tra. Nếu như bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thì việc thông quan sẽ rất nhanh. Nhưng ngược lại, khi hồ sơ của bạn không đầy đủ và có sự sai sót không những phải bổ sung thêm mà còn cần kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 4: Mang hàng về kho

Sau cùng khi nhận được thông báo thông quan bạn sẽ cần đóng đủ thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng để mang hàng hóa về. Lưu ý, bạn vẫn cần bổ sung thêm các giấy tờ còn thiếu để cán bộ hải quan xác nhận quá trình thông quan hoàn thành và đóng hồ sơ nhập khẩu của bạn.

Lưu ý khi nhập khẩu văn phòng phẩm

Các lưu ý quan trọng cần biết khi làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm

Các mặt hàng văn phòng phẩm không nằm trong danh mục hàng hóa bị cấm nhập khẩu vào Việt Nam.
Hầu hết các hàng hóa văn phòng phẩm như bút, giấy, sổ ghi đều không phải kiểm tra chuyên ngành tuy nhiên máy in là mặt hàng phải kiểm tra đánh giá chất lượng trước nhập khẩu
Bởi có rất nhiều mặt hàng văn phòng phẩm khác nhau do đó việc xác định chính xác mã HS là điều rất quan trọng.
Dán nhãn hàng hóa khi nhập khẩu đã là một quy định bắt buộc mà bạn cần tuân theo
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu việc tự thực hiện thủ tục thông quan sẽ khá khó khăn và mất nhiều thời gian. Sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu chính ngạch từ Ship Trung Việt sẽ là giải pháp hữu hiệu để bạn tiết kiệm thời gian, chi phí.

Trên đây là bài viết chi tiết về cách làm thủ tục nhập khẩu văn phòng phẩm, hy vọng thông qua bài viết này bạn đã biết thêm về quy trình, lưu ý khi nhập khẩu mặt hàng này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề trên hãy liên hệ với Ship Trung Việt để nhận được tư vấn sớm nhất nhé.

Ship Trung Việt – Địa chỉ nhập hàng Trung Quốc Chính Ngạch trọn gói

Ship Trung Việt là đơn vị trung gian đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập hàng China. Chúng tôi sẽ giúp khách hàng nhập những mặt hàng Trung Quốc bán chạy tại Việt Nam theo yêu cầu. Đến với Ship Trung Việt, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích như sau:

Đa dạng dịch vụ: Ship Trung Việt cung cấp từ dịch vụ mua hộ hàng Trung Quốc, vận chuyển Trung Việt cho đến Thanh toán hộ. Chúng tôi sẽ trợ giúp bạn hoàn toàn quá trình nhập hàng.
Theo dõi đơn hàng 24/24: Ship Trung Việt áp dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý hàng hóa. Nhờ đó, khách hàng có thể tra cứu đơn hàng của mình vào bất kỳ thời điểm nào.
Hàng hóa được đảm bảo: Ship Trung Việt cam kết đưa sản phẩm tới tay người nhận một cách toàn vẹn. Nếu hàng hóa gặp rủi ro khi vận chuyển hàng, chúng tôi sẽ đền bù giá trị sản phẩm.
Vận chuyển hàng nhanh chóng: Chúng tôi có hệ thống kho tại Việt Nam và Trung Quốc nên rất thuận tiện cho xe chở hàng. Khách hàng chỉ mất tổng thời gian từ 5 – 7 ngày để nhận được hàng của mình.
Chi phí rẻ: Giá dịch vụ mua hàng hộ ở mức thấp nhất, chỉ từ 1% giá trị đơn hàng. Đồng thời, giá dịch vụ vận chuyển tại Ship Trung Việt cũng chỉ từ 5.000đ/kg.