Các Quy Tắc Phân Loại Hàng Hóa Và Cách Xác Định Mã HS Code

Xác định đúng mã HS Code là một trong những bước quan trọng khi doanh nghiệp nhập khẩu hàngTrung Quốc chính ngạch. Mã HS không chỉ phục vụ khai báo hải quan mà còn liên quan trực tiếp đến chính sách quản lý hàng hóa, thuế suất và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Tuy nhiên, mã HS không thể xác định đơn giản bằng cách dịch tên sản phẩm từ tiếng Trung sang tiếng Việt rồi lựa chọn một mã có mô tả tương tự. Người nhập khẩu cần dựa trên bản chất hàng hóa, thành phần, cấu tạo, công dụng, mức độ hoàn thiện, chú giải pháp lý và 6 Quy tắc tổng quát của Hệ thống HS. Đặc biệt, từ ngày 15/09/2026, Thông tư 85/2026/TT-BTC quy định cụ thể hơn về phân loại và phân tích để phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu.

Các Quy Tắc Phân Loại Hàng Hóa Và Cách Xác Định Mã HS Code

Mã HS Code Là Gì? Vì Sao Quan Trọng Khi Nhập Hàng Trung Quốc Chính Ngạch?

HS Code là hệ thống mã số dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế. Tại Việt Nam, việc xác định mã hàng được thực hiện trên cơ sở Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, biểu thuế và các quy tắc tổng quát giải thích Hệ thống HS. Theo Thông tư 85/2026/TT-BTC, một mặt hàng có một mã số duy nhất theo Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.

Khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, mã HS được sử dụng để xác định nhiều vấn đề quan trọng như mức thuế áp dụng, chính sách quản lý hàng hóa và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Vì vậy, việc lựa chọn mã chỉ dựa trên tên gọi thương mại có thể dẫn đến rủi ro nếu tên sản phẩm không phản ánh đúng bản chất hàng hóa. Với các mặt hàng như máy móc, linh kiện, thiết bị điện tử, mỹ phẩm hoặc sản phẩm có thành phần phức tạp, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông số kỹ thuật trước khi phân loại.

6 Quy Tắc Phân Loại Hàng Hóa Để Xác Định Mã HS Code

Quy tắc 1 – Căn cứ vào nội dung nhóm hàng và chú giải pháp lý

Quy tắc 1 là nền tảng đầu tiên khi phân loại hàng hóa. Theo nguyên tắc này, tên Phần, Chương hoặc Phân chương chủ yếu nhằm thuận tiện tra cứu; việc phân loại phải dựa vào nội dung của nhóm hàng và các chú giải pháp lý liên quan. Nếu các nhóm hoặc chú giải không có quy định khác thì tiếp tục xem xét các quy tắc tiếp theo. Đây là điểm rất dễ bị bỏ qua khi người mới tra mã HS chỉ nhìn vào tên chương.

Trong thực tế, người nhập khẩu nên bắt đầu bằng việc mô tả chính xác hàng hóa trước khi mở bảng mã. Ví dụ, thay vì chỉ ghi “máy ép”, cần xác định máy ép dùng để ép vật liệu gì, nguyên lý hoạt động ra sao và mục đích sử dụng cụ thể. Sau đó mới đối chiếu nội dung nhóm và chú giải. Cách làm này giúp hạn chế tình trạng chọn mã theo tên thương mại gần giống nhưng không phù hợp với bản chất hàng hóa.

Quy tắc 2 – Hàng chưa hoàn chỉnh, chưa lắp ráp và hỗn hợp

Quy tắc 2 xử lý những trường hợp hàng hóa được nhập khẩu dưới dạng chưa hoàn chỉnh, chưa hoàn thiện hoặc chưa lắp ráp nhưng về bản chất đã thể hiện đặc tính cơ bản của hàng hóa hoàn chỉnh. Quy tắc này cũng đề cập hàng hóa làm từ hỗn hợp hoặc kết hợp nhiều chất, vật liệu. Đây là tình huống thường gặp với máy móc nhập khẩu từ Trung Quốc theo từng kiện hoặc từng chuyến. Thông tư 85/2026/TT-BTC cũng quy định riêng về máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời và dẫn chiếu việc phân loại theo Quy tắc 2(a).

Điểm quan trọng là không nên mặc định “chưa lắp ráp” đồng nghĩa với một mã hoàn toàn khác. Cần xem xét hàng hóa ở trạng thái nhập khẩu có thể hiện đặc tính cơ bản của sản phẩm hoàn chỉnh hay không. Đối với dây chuyền hoặc thiết bị nhập nhiều chuyến, doanh nghiệp nên chuẩn bị catalogue, sơ đồ cấu tạo, danh sách linh kiện và phương án lắp ráp để có cơ sở phân loại nhất quán.

Quy tắc 3 – Hàng hóa có thể được phân loại vào nhiều nhóm

Quy tắc 3 được sử dụng khi hàng hóa có khả năng thuộc từ hai nhóm trở lên. Khi đó, việc phân loại được thực hiện theo trình tự của các nguyên tắc liên quan: ưu tiên nhóm mô tả cụ thể hơn; nếu chưa giải quyết được thì xem xét thành phần hoặc đặc tính tạo nên tính chất cơ bản của hàng hóa; trường hợp vẫn chưa xác định được thì lựa chọn nhóm đứng sau cùng theo thứ tự số trong các nhóm có thể xem xét. Đây là một trong những phần khó nhất đối với hàng hỗn hợp hoặc bộ sản phẩm.

Ví dụ, một bộ sản phẩm nhập khẩu từ Trung Quốc có thể bao gồm nhiều thành phần với công dụng khác nhau. Không nên tự động cộng tất cả thành phần rồi chọn mã có thuế thấp hơn. Cần xác định bản chất của bộ hàng, chức năng chính và mối quan hệ giữa các thành phần. Khi hồ sơ kỹ thuật không đủ rõ, việc tham khảo cơ sở dữ liệu phân loại hoặc xin xác định trước mã số có thể giúp giảm rủi ro.

Quy tắc 4 – Phân loại theo hàng hóa giống nhất

Khi không thể xác định mã hàng bằng các quy tắc trước đó, Quy tắc 4 cho phép phân loại dựa trên hàng hóa giống nhất. Tuy nhiên, “giống nhất” không đơn giản là sản phẩm có tên gần giống hoặc hình thức tương tự. Việc so sánh cần dựa trên bản chất, đặc điểm, chức năng và các yếu tố có liên quan đến việc phân loại. Vì vậy, đây thường là bước được xem xét sau khi các phương pháp trực tiếp hơn không đưa ra được kết quả.

Đối với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, quy tắc này đặc biệt đáng lưu ý khi gặp sản phẩm mới, sản phẩm công nghệ hoặc hàng hóa có thiết kế khác biệt so với các mặt hàng phổ biến. Người khai không nên lấy một mã HS của sản phẩm “na ná” trên Internet rồi áp dụng ngay. Cần kiểm tra nguồn dữ liệu, mô tả hàng hóa và căn cứ pháp lý đi kèm. Nếu có nghi vấn lớn về phân loại, nên sử dụng các cơ chế chính thức thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm của người bán hoặc đơn vị vận chuyển.

Quy tắc 5 – Phân loại bao bì, hộp và vật chứa

Quy tắc 5 giải quyết việc phân loại một số loại hộp, bao, túi hoặc vật chứa đi kèm hàng hóa. Trường hợp vật chứa được thiết kế chuyên biệt để đựng sản phẩm và phù hợp để sử dụng lâu dài, cách phân loại có thể khác với bao bì thông thường. Ngược lại, những vật liệu đóng gói thông thường dùng để vận chuyển và bảo quản hàng hóa thường được xem xét theo điều kiện riêng của quy tắc.

Điều này đặc biệt hữu ích khi nhập hàng có hộp chuyên dụng, vali thiết bị, hộp đựng dụng cụ hoặc bộ sản phẩm từ Trung Quốc. Người khai cần phân biệt bao bì đơn thuần với vật chứa có tính chất riêng. Việc tách riêng từng bộ phận để áp mã một cách máy móc có thể dẫn đến cách phân loại không phù hợp. Khi lập hồ sơ, nên thể hiện rõ sản phẩm chính, vật chứa đi kèm và mục đích sử dụng của từng thành phần.

Quy tắc 6 – Xác định phân nhóm cùng cấp

Sau khi xác định được nhóm hàng, bước tiếp theo là xác định phân nhóm phù hợp. Quy tắc 6 yêu cầu việc phân loại tại cấp phân nhóm phải căn cứ vào nội dung của từng phân nhóm, các chú giải phân nhóm liên quan và áp dụng các quy tắc trước đó với những sửa đổi cần thiết. Một nguyên tắc quan trọng là chỉ so sánh các phân nhóm cùng cấp độ.

Đây là nguyên nhân khiến nhiều trường hợp tra cứu tưởng đã tìm được mã nhưng thực tế vẫn chưa chính xác. Người nhập khẩu có thể xác định đúng nhóm 4 số nhưng lựa chọn sai phân nhóm 6 số hoặc mã chi tiết trong Danh mục Việt Nam. Vì vậy, sau khi xác định nhóm, cần đọc lần lượt các phân nhóm cùng cấp, chú giải liên quan và mô tả hàng hóa. Không nên lựa chọn chỉ vì một mã có tên gần giống với tên thương mại của sản phẩm.

Quy Trình Xác Định Mã HS Code Cho Hàng Nhập Khẩu Trung Quốc

Bước 1: Thu thập đầy đủ thông tin kỹ thuật của hàng hóa

Trước khi tra mã HS, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp thông tin càng cụ thể càng tốt. Những dữ liệu quan trọng gồm tên sản phẩm, chất liệu hoặc thành phần, công dụng, cấu tạo, nguyên lý hoạt động, model, thông số kỹ thuật, công suất, kích thước, mức độ hoàn thiện và catalogue. Với hóa chất hoặc sản phẩm có thành phần đặc thù, cần quan tâm thêm thành phần định lượng và tài liệu kỹ thuật phù hợp.

Đây là bước thường bị bỏ qua khi nhập hàng từ 1688, Taobao hoặc trực tiếp từ xưởng Trung Quốc. Tên sản phẩm trên sàn thương mại điện tử thường được đặt theo mục đích bán hàng chứ không nhất thiết là tên dùng cho phân loại hải quan. Vì vậy, không nên lấy nguyên tên tiếng Trung dịch sang tiếng Việt rồi dùng ngay để xác định HS Code. Hồ sơ kỹ thuật càng đầy đủ thì việc phân loại càng có cơ sở.

Bước 2: Xác định bản chất, công dụng và đặc điểm chính

Sau khi có dữ liệu, cần chuyển thông tin thương mại thành mô tả hàng hóa phục vụ khai báo. Hãy trả lời các câu hỏi: Hàng được làm từ gì? Dùng để làm gì? Hoạt động bằng nguyên lý nào? Thành phần nào quyết định tính chất chính? Hàng hoàn chỉnh hay chưa hoàn chỉnh? Là sản phẩm đơn lẻ hay bộ sản phẩm?

Đối với máy móc, cần quan tâm đến chức năng chính và nguyên lý hoạt động. Đối với hàng dệt may, chất liệu và cấu tạo thường rất quan trọng. Với sản phẩm hỗn hợp, cần xác định thành phần tạo nên đặc tính cơ bản. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tìm mã HS bằng một từ khóa duy nhất. Theo quy định hiện hành, thông tin về thành phần, tính chất lý hóa, tính năng và công dụng có thể là cơ sở để phân loại hàng hóa.

Bước 3: Tra cứu Danh mục hàng hóa và chú giải

Khi đã có mô tả kỹ thuật, doanh nghiệp bắt đầu tra cứu Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam. Không nên chỉ sử dụng một website thương mại hoặc một công cụ tìm kiếm mã HS không rõ nguồn dữ liệu. Danh mục hiện hành được ban hành kèm Thông tư 31/2022/TT-BTC và cần được đối chiếu với các quy định, biểu thuế đang có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai.

Quan trọng hơn, việc tra cứu không kết thúc ở việc tìm thấy một mã có mô tả tương tự. Người khai cần đọc chú giải Phần, Chương, nhóm và phân nhóm liên quan. Khi chưa đủ cơ sở, Thông tư 85/2026/TT-BTC cho phép xem xét thêm Chú giải chi tiết Danh mục HS, Tuyển tập ý kiến phân loại của WCO, Chú giải bổ sung AHTN và cơ sở dữ liệu về Danh mục hàng hóa.

Bước 4: Áp dụng tuần tự 6 quy tắc

Sau khi xác định được các nhóm có khả năng phù hợp, hãy áp dụng 6 Quy tắc tổng quát theo đúng logic thay vì lựa chọn mã theo cảm tính. Quy tắc 1 là điểm xuất phát; nếu chưa đủ căn cứ thì mới tiếp tục xem xét các quy tắc tiếp theo. Không phải mặt hàng nào cũng cần sử dụng đến Quy tắc 6.

Một lỗi phổ biến là người khai nhìn thấy nhiều mã phù hợp rồi chọn mã có mức thuế thấp hơn. Đây không phải nguyên tắc phân loại. Mã HS phải được xác định từ bản chất và đặc điểm của hàng hóa theo quy định. Thông tư 85/2026/TT-BTC quy định việc phân loại phải tuân thủ Danh mục hàng hóa, biểu thuế và 6 Quy tắc tổng quát. Vì vậy, nếu kết quả phân loại chưa chắc chắn, cần quay lại kiểm tra thông tin kỹ thuật thay vì cố chọn một mã theo lợi ích thuế.

Bước 5: Kiểm tra biểu thuế và chính sách mặt hàng

Xác định được mã HS mới chỉ là một phần của quy trình. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra biểu thuế tương ứng và chính sách quản lý áp dụng cho mặt hàng tại thời điểm nhập khẩu. Một mã HS có thể liên quan đến thuế nhập khẩu, VAT, giấy phép, điều kiện nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành tùy từng loại hàng.

Quyết định 117/QĐ-CHQ năm 2026 cũng xác định công tác phân loại hàng hóa gắn với việc kiểm tra tên hàng, mô tả hàng hóa, mã số, mức thuế và đơn vị tính trong thông quan. Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem HS Code là một con số độc lập. Trước khi ký hợp đồng hoặc nhập lô hàng lớn từ Trung Quốc, nên kiểm tra đồng thời mã HS, thuế suất và chính sách mặt hàng để tính đúng tổng chi phí nhập khẩu.

Những Yếu Tố Quyết Định Mã HS Khi Nhập Hàng Từ Trung Quốc

Thành phần và chất liệu

Vật liệu cấu thành có thể là yếu tố quan trọng khi phân loại nhiều nhóm hàng. Một sản phẩm có hình thức tương tự nhau nhưng khác vật liệu có thể thuộc các nhóm khác nhau. Ví dụ, một sản phẩm gia dụng bằng nhựa, kim loại hoặc cao su không nên mặc định dùng chung một mã chỉ vì có cùng công dụng.

Khi nhập hàng Trung Quốc, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp tỷ lệ thành phần hoặc vật liệu cấu tạo nếu sản phẩm có nhiều chất liệu. Đối với hàng dệt may, cần xác định thành phần sợi; đối với sản phẩm kim loại cần biết loại kim loại; đối với hàng hóa có nhiều lớp vật liệu cần xác định cấu tạo và chức năng của từng lớp. Thông tin này cũng giúp đối chiếu chính xác hơn với chú giải và mô tả trong Danh mục HS. Nếu nhà cung cấp chỉ cung cấp tên thương mại chung chung, doanh nghiệp nên bổ sung catalogue hoặc bảng thông số trước khi tiến hành khai báo.

Công dụng và nguyên lý hoạt động

Cùng một vật liệu nhưng khác công dụng hoặc nguyên lý hoạt động có thể dẫn tới cách phân loại khác nhau. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng đối với máy móc, thiết bị điện, linh kiện và các sản phẩm công nghệ.

Ví dụ, khi nhập một thiết bị từ Trung Quốc, việc gọi chung là “máy điều khiển” chưa đủ để xác định mã. Cần biết thiết bị dùng để điều khiển loại máy nào, chức năng chính là gì, hoạt động độc lập hay là bộ phận của một hệ thống. Đối với máy móc, catalogue kỹ thuật thường có giá trị hơn tên bán hàng trên 1688. Thông tư 85/2026/TT-BTC cũng đề cập việc xác định thông tin về tính năng, công dụng, thành phần và tính chất của hàng hóa để phục vụ phân loại. Vì vậy, trước khi tra HS, hãy mô tả được chính xác hàng hóa làm gì và hoạt động như thế nào.

Cấu tạo, thông số kỹ thuật

Cấu tạo và thông số kỹ thuật giúp phân biệt những sản phẩm có tên thương mại giống hoặc gần giống nhau. Các thông tin như công suất, điện áp, kích thước, phương thức vận hành, số lượng chức năng hoặc thành phần cấu tạo có thể quyết định cách phân loại.

Điều này đặc biệt quan trọng với thiết bị điện và máy móc nhập từ Trung Quốc. Một catalogue có thể cung cấp nhiều dữ liệu mà invoice hoặc packing list không thể hiện. Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu catalogue, datasheet, hình ảnh sản phẩm, hướng dẫn sử dụng và thông số kỹ thuật trong hồ sơ. Khi cơ quan hải quan yêu cầu làm rõ, những tài liệu này có thể hỗ trợ giải thích bản chất hàng hóa. Người nhập khẩu cũng cần thống nhất mô tả giữa chứng từ thương mại và hàng thực tế để tránh trường hợp chứng từ ghi một tên nhưng catalogue thể hiện một sản phẩm có tính năng hoàn toàn khác.

Mức độ hoàn thiện của sản phẩm

Hàng hóa hoàn chỉnh, chưa hoàn chỉnh hoặc nhập khẩu ở dạng tháo rời có thể cần xem xét khác nhau. Với máy móc, việc nhập từng bộ phận trong nhiều kiện hoặc nhiều chuyến không có nghĩa là mỗi linh kiện luôn được phân loại độc lập. Cần xem xét bản chất của hàng hóa và trường hợp áp dụng Quy tắc 2(a).

Thông tư 85/2026/TT-BTC quy định riêng về máy liên hợp, tổ hợp máy và máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời. Theo đó, trường hợp máy móc tháo rời do yêu cầu đóng gói, bảo quản hoặc vận chuyển được phân loại theo Quy tắc 2(a). Đây là vấn đề doanh nghiệp nhập máy móc Trung Quốc cần đặc biệt lưu ý, nhất là khi hàng có giá trị lớn và được vận chuyển thành nhiều lô.

Dạng hàng hóa, bộ sản phẩm và cách đóng gói

Hình thức nhập khẩu cũng có thể ảnh hưởng đến cách phân loại. Một sản phẩm đơn lẻ, bộ sản phẩm, hàng hỗn hợp hoặc hàng được đóng chung trong một hộp có thể cần xem xét theo các quy tắc khác nhau. Với bộ hàng có nhiều thành phần, cần xác định liệu các thành phần có tạo thành một bộ để thực hiện một chức năng cụ thể hay không.

Đối với bao bì và vật chứa, cần xem xét Quy tắc 5 cùng các điều kiện cụ thể. Doanh nghiệp không nên tách toàn bộ hộp, túi hoặc vật chứa thành một mặt hàng riêng chỉ vì chúng có mã hàng độc lập. Ngược lại, một số loại hộp hoặc vật chứa chuyên dụng có thể cần được xem xét theo quy định riêng. Vì vậy, khi nhập khẩu bộ sản phẩm từ Trung Quốc, nên cung cấp đầy đủ danh sách thành phần, hình ảnh đóng gói và cách sử dụng của bộ sản phẩm trước khi xác định mã HS.

Những Sai Lầm Thường Gặp Khi Xác Định Mã HS Và Cách Khắc Phục

Sai lầm phổ biến nhất là tra mã theo tên sản phẩm. Tên trên 1688, Taobao hoặc invoice của nhà cung cấp Trung Quốc có thể là tên thương mại, không phải tên phân loại theo HS. Sai lầm thứ hai là chọn mã dựa trên mức thuế thấp hơn. Đây là cách tiếp cận không phù hợp vì mã phải phản ánh bản chất hàng hóa theo quy định.

Khai sai mã HS bị phạt như thế nào, ảnh hưởng thế nào đến chi phí nhập khẩu chính ngạch?

Một lỗi khác là chỉ kiểm tra mã 4 số rồi kết luận, trong khi quá trình phân loại còn phải xác định phân nhóm và mã chi tiết tương ứng. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp sử dụng mã HS của một lô hàng cũ cho sản phẩm mới dù thành phần, công dụng hoặc cấu tạo đã thay đổi.

Cách khắc phục là xây dựng một hồ sơ phân loại hàng hóa gồm tên, hình ảnh, catalogue, thành phần, công dụng, thông số kỹ thuật, mã tham khảo và căn cứ lựa chọn. Với những mặt hàng phức tạp hoặc giá trị lớn, doanh nghiệp nên xem xét cơ chế xác định trước mã số thay vì chờ đến khi tờ khai phát sinh vướng mắc.

Cách Kiểm Tra Mã HS Trước Khi Làm Thủ Tục Nhập Khẩu Chính Ngạch

5 Website Tra Cứu Mã HS Chính Xác Khi Nhập Hàng Trung Quốc

Tra cứu trên Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam và các văn bản hiện hành thay vì chỉ tìm kiếm trên Google. Thông tư 31/2022/TT-BTC ban hành Danh mục này, trong đó hàng hóa được tổ chức theo Phần, Chương, nhóm và phân nhóm.

Quá trình tra cứu nên thực hiện từ bản chất hàng hóa → nhóm → phân nhóm → mã chi tiết, đồng thời đọc các chú giải liên quan. Khi có nhiều mã gần giống nhau, cần ghi lại lý do loại trừ những mã không phù hợp. Cách lập bảng đối chiếu này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp nhập nhiều sản phẩm từ cùng một nhà cung cấp Trung Quốc. Nó giúp giảm nguy cơ mỗi lần khai báo lại sử dụng một mã khác nhau cho cùng một sản phẩm.

Đối chiếu biểu thuế và chính sách mặt hàng

Sau khi xác định mã, doanh nghiệp cần kiểm tra mức thuế và chính sách quản lý tương ứng. Không nên hiểu rằng một mã HS chỉ dùng để tính thuế. Kết quả phân loại còn được sử dụng để áp dụng chính sách quản lý hàng hóa, bao gồm các yêu cầu liên quan đến hàng cấm, hàng nhập khẩu có điều kiện, giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành. Quy định mới về phân loại cũng nêu rõ kết quả phân loại được sử dụng để áp dụng chính sách quản lý và mức thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.

Vì vậy, khi chuẩn bị nhập một mặt hàng mới từ Trung Quốc, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất bốn vấn đề: mã HS, thuế, chính sách nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành. Đây là cách giúp tính đúng chi phí và tránh tình trạng hàng về đến cửa khẩu mới phát hiện thiếu giấy tờ.

Những mặt hàng bắt buộc phải nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc: Doanh nghiệp cần biết để tránh rủi ro

Khi nào nên thực hiện xác định trước mã số?

Xác định trước mã số đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp chuẩn bị nhập một mặt hàng mới, hàng có cấu tạo phức tạp hoặc có nhiều mã HS có khả năng áp dụng. Cơ chế này giúp doanh nghiệp có căn cứ rõ ràng hơn trước khi thực hiện lô hàng, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc mã tham khảo.

Năm 2026, Cục Hải quan ban hành Quyết định 117/QĐ-CHQ về quy trình xác định trước mã số và kiểm tra tên hàng, mô tả hàng hóa, mã số, mức thuế, đơn vị tính. Quyết định có hiệu lực từ ngày 01/02/2026. Ngoài ra, thủ tục xác định trước mã số đã có cập nhật về quy trình thực hiện trong năm 2026. Với lô hàng giá trị lớn hoặc sản phẩm có rủi ro phân loại cao, doanh nghiệp nên cân nhắc phương án này.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi xác định mã HS

Hồ sơ phân loại nên phản ánh đúng bản chất hàng hóa. Tùy trường hợp, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin về tên hàng, model, catalogue, thành phần, cấu tạo, công dụng, nguyên lý hoạt động, thông số kỹ thuật, hình ảnh và mẫu hàng nếu cần. Với hàng hóa đặc thù, tài liệu phân tích hoặc giám định có thể trở thành cơ sở quan trọng.

Thông tư 85/2026/TT-BTC quy định người khai hải quan có thể sử dụng dịch vụ giám định hàng hóa hoặc cơ sở dữ liệu để xác định các thông tin về thành phần, tính chất lý hóa, tính năng và công dụng; người khai chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của tài liệu cung cấp. Do đó, doanh nghiệp nên lấy tài liệu trực tiếp từ nhà sản xuất Trung Quốc và kiểm tra sự thống nhất giữa hàng thực tế với chứng từ trước khi khai báo.

Ship Trung Việt Hỗ Trợ Phân Loại Hàng Hóa Khi Nhập Khẩu Chính Ngạch

Với doanh nghiệp lần đầu nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, xác định HS Code thường không phải vấn đề đơn giản vì cần kết hợp thông tin sản phẩm, chứng từ thương mại, biểu thuế và chính sách quản lý. Ship Trung Việt có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thông tin hàng hóa, kiểm tra mô tả, đối chiếu hồ sơ và tư vấn hướng xử lý phù hợp trước khi triển khai lô hàng.

Đặc biệt với các nhóm hàng như máy móc, thiết bị điện tử, nội thất, hàng tiêu dùng, linh kiện hoặc sản phẩm cần kiểm tra chuyên ngành, việc chuẩn bị thông tin ngay từ giai đoạn đặt hàng giúp hạn chế thay đổi chứng từ và phát sinh chi phí sau khi hàng về Việt Nam. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin và hồ sơ khai báo theo quy định. Với những trường hợp mã HS phức tạp hoặc có giá trị lớn, nên cân nhắc cơ chế xác định trước mã số của cơ quan hải quan. Đây là cách tiếp cận an toàn hơn thay vì chỉ dựa vào một mã tham khảo trên Internet.