Chứng nhận hợp quy là gì? Quy định, quy trình và 8 phương thức đánh giá hợp quy năm 2026

Chứng nhận hợp quy là một trong những yêu cầu quan trọng đối với nhiều sản phẩm, hàng hóa trước khi được đưa ra thị trường Việt Nam. Đặc biệt, doanh nghiệp nhập khẩu cần xác định rõ mặt hàng có thuộc diện phải chứng nhận hợp quy, kiểm tra chất lượng hoặc công bố hợp quy hay không để chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đúng quy định. Vậy chứng nhận hợp quy là gì, cơ quan nào có thẩm quyền cấp, quy trình thực hiện ra sao và có những phương thức đánh giá nào? Trong bài viết dưới đây, Ship Trung Việt sẽ giúp bạn tìm hiểu các quy định về chứng nhận hợp quy năm 2026, cách thực hiện đối với hàng sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu, cùng những lưu ý quan trọng nhằm hạn chế rủi ro pháp lý, chi phí và thời gian thông quan.

Chứng nhận hợp quy là gì?

Chứng nhận hợp quy là hoạt động đánh giá và xác nhận sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Tại Việt Nam, quy chuẩn kỹ thuật có thể là quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) hoặc quy chuẩn kỹ thuật địa phương thuộc phạm vi áp dụng. Đây là những yêu cầu mang tính bắt buộc đối với các đối tượng được quy định.

Chẳng hạn, một số loại đồ chơi trẻ em, thiết bị điện, vật liệu xây dựng và sản phẩm công nghệ có thể phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành trước khi lưu thông trên thị trường.

Doanh nghiệp cần phân biệt ba khái niệm thường gặp: chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy và chứng nhận hợp chuẩn. Chứng nhận hợp quy là việc xác nhận sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật; công bố hợp quy là hoạt động tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm công bố sự phù hợp theo quy định; còn chứng nhận hợp chuẩn dựa trên tiêu chuẩn và về nguyên tắc mang tính tự nguyện.

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật sửa đổi năm 2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, hoạt động chứng nhận và công bố hợp quy tiếp tục được quy định cụ thể nhằm bảo đảm chất lượng, an toàn sản phẩm và minh bạch trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Mục đích của chứng nhận hợp quy 

Mục đích của các quy chuẩn kỹ thuật là đảm bảo sản phẩm, hàng hóa khi sản xuất và kinh doanh là an toàn, không gây hại tới sức khỏe của con người và môi trường. Để thực hiện việc chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn các doanh nghiệp phải trải qua quá trình đánh giá sự phù hợp.

• Chứng nhận hợp quy tên tiếng anh: certificate of conformity;
• Chứng nhận hợp chuẩn tên tiếng anh: Certificate standards.

Cơ sở pháp lý

Hoạt động chứng nhận hợp quy tại Việt Nam được thực hiện theo khung pháp lý mới. Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 cùng Thông tư 28/2012/TT-BKHCN (căn cứ pháp lý được áp dụng trong nhiều năm trước đây) đã được sửa đổi, thay thế. Cơ sở pháp lý hiện hành gồm:

• Luật số 70/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật;
• Luật số 78/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa;
• Nghị định 37/2026/NĐ-CP ngày 23/01/2026 quy định chi tiết thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa;
• Thông tư 14/2026/TT-BKHCN ngày 09/4/2026 quy định về công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật — có hiệu lực từ 25/5/2026.

Chứng nhận hợp quy do ai cấp?

Giấy chứng nhận hợp quy được cấp bởi tổ chức chứng nhận sự phù hợp có năng lực và đáp ứng điều kiện pháp luật đối với phạm vi chứng nhận tương ứng. Tùy theo quy chuẩn kỹ thuật và lĩnh vực quản lý, tổ chức thực hiện chứng nhận có thể cần được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chỉ định.

Điều này có nghĩa không phải mọi trung tâm kiểm nghiệm hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn đều có quyền cấp giấy chứng nhận hợp quy cho tất cả các loại sản phẩm. Một đơn vị có thể đủ điều kiện chứng nhận vật liệu xây dựng nhưng không có phạm vi chứng nhận đối với thiết bị viễn thông hoặc đồ chơi trẻ em.

Các bộ, cơ quan ngang bộ và cơ quan có thẩm quyền liên quan thực hiện quản lý, chỉ định tổ chức chứng nhận theo lĩnh vực được phân công. Doanh nghiệp nên kiểm tra phạm vi hoạt động, hiệu lực chỉ định và quy chuẩn mà tổ chức chứng nhận được phép thực hiện.

Đối với hàng nhập khẩu, đơn vị logistics như Ship Trung Việt có thể hỗ trợ khách hàng xác định yêu cầu chứng từ và phối hợp với các bên liên quan, nhưng không thay thế tổ chức chứng nhận có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận hợp quy.

Quy định về chứng nhận hợp quy

Hoạt động chứng nhận hợp quy tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống pháp luật về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Trong đó, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, được sửa đổi bởi Luật số 70/2025/QH15, là một trong những căn cứ pháp lý quan trọng áp dụng từ ngày 01/01/2026.

Theo quy định, sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng quy chuẩn kỹ thuật phải đáp ứng những yêu cầu tương ứng. Việc đánh giá sự phù hợp có thể được thực hiện theo các cơ chế được pháp luật cho phép, tùy quy chuẩn và loại sản phẩm.

Các văn bản như Nghị định 132/2008/NĐ-CP, Nghị định 74/2018/NĐ-CP và những văn bản sửa đổi, hướng dẫn liên quan cũng là cơ sở để xác định quy trình quản lý chất lượng hàng hóa.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng chứng nhận hợp quy không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành mọi thủ tục công bố hợp quy hoặc kiểm tra chất lượng nhập khẩu. Mỗi hoạt động có yêu cầu và trách nhiệm riêng.

Trước khi thực hiện, cần xác định chính xác quy chuẩn áp dụng, phương thức đánh giá, cơ quan tiếp nhận và những nghĩa vụ pháp lý liên quan.

Quy trình làm chứng nhận hợp quy

Quy trình chứng nhận hợp quy thường bắt đầu bằng việc xác định sản phẩm thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chuẩn kỹ thuật nào. Đây là bước quan trọng vì mỗi nhóm hàng có thể áp dụng phương thức đánh giá và yêu cầu hồ sơ khác nhau.

Sau khi xác định quy chuẩn, doanh nghiệp lựa chọn tổ chức chứng nhận có phạm vi hoạt động phù hợp, chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật và đăng ký đánh giá. Tùy phương thức được quy định, tổ chức chứng nhận có thể tiến hành lấy mẫu, thử nghiệm, đánh giá điều kiện sản xuất hoặc kiểm tra lô hàng.

Nếu kết quả đáp ứng yêu cầu, tổ chức chứng nhận cấp giấy chứng nhận hợp quy theo phạm vi và thời hạn tương ứng. Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện công bố hợp quy và các nghĩa vụ quản lý chất lượng nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.

Đối với hàng nhập khẩu, quy trình có thể gắn với thủ tục kiểm tra nhà nước về chất lượng tại cửa khẩu. Vì vậy, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chứng nhận ngay từ trước khi hàng về Việt Nam để hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Đối với sản phẩm, hàng hóa được sản xuất trong nước

Với sản phẩm sản xuất trong nước, doanh nghiệp cần xác định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng và phương thức đánh giá sự phù hợp trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Đầu tiên, nhà sản xuất chuẩn bị hồ sơ giới thiệu sản phẩm, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng và tài liệu liên quan đến quá trình sản xuất. Sau đó, doanh nghiệp đăng ký chứng nhận tại tổ chức có phạm vi hoạt động phù hợp.

Tùy phương thức đánh giá, tổ chức chứng nhận có thể lấy mẫu điển hình để thử nghiệm, đánh giá quy trình sản xuất hoặc kiểm tra hệ thống quản lý chất lượng. Với một số phương thức, hoạt động giám sát định kỳ cũng được thực hiện trong thời gian hiệu lực của chứng nhận.

Khi sản phẩm đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp nhận kết quả chứng nhận và thực hiện công bố hợp quy theo quy định áp dụng. Đồng thời, nhà sản xuất phải duy trì chất lượng sản phẩm phù hợp với hồ sơ đã được đánh giá.

Nếu thay đổi nguyên liệu, thiết kế hoặc quy trình sản xuất làm ảnh hưởng đến đặc tính kỹ thuật, doanh nghiệp cần xem xét yêu cầu đánh giá bổ sung.

Chứng nhận hợp quy hàng hóa nhập khẩu

Đối với hàng hóa nhập khẩu, việc chứng nhận hợp quy cần được xem xét cùng với chính sách quản lý chất lượng của từng nhóm sản phẩm. Không phải tất cả hàng nhập khẩu đều bắt buộc phải có giấy chứng nhận hợp quy, mà yêu cầu này phụ thuộc vào quy chuẩn kỹ thuật và quy định chuyên ngành.

Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp nên xác định mã HS, tên sản phẩm, công dụng, thông số kỹ thuật và quy chuẩn áp dụng. Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chất lượng, cần xác định hồ sơ đăng ký, phương thức đánh giá và thời điểm phải nộp kết quả.

Trong quá trình thực hiện, tổ chức chứng nhận có thể lấy mẫu thử nghiệm hoặc đánh giá lô hàng theo phương thức được quy định. Sau khi có kết quả phù hợp, doanh nghiệp hoàn thành những nghĩa vụ về kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy và lưu thông hàng hóa.

Một số trường hợp pháp luật cho phép thực hiện thủ tục và bổ sung chứng từ sau thông quan trong thời hạn nhất định. Tuy nhiên, không thể áp dụng chung cơ chế này cho mọi mặt hàng.

Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, quy trình chứng nhận hợp quy hàng nhập khẩu được chia làm hai nhánh tùy theo mức độ rủi ro của sản phẩm: 

a) Hàng hóa nhập khẩu thuộc nhóm rủi ro trung bình

Doanh nghiệp nhập khẩu không phải thực hiện kiểm tra chất lượng khi nhập khẩu nhưng phải thực hiện công bố hợp quy phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng hoặc thực hiện biện pháp quản lý chất lượng.

• Bước 1: Đăng ký chứng nhận hợp quy giấy theo mẫu đăng ký chứng nhận của Vinacontrol CE;
• Bước 2: Vinacontrol CE đánh giá, lấy mẫu thử nghiệm — có thể theo hình thức tự đánh giá (nếu doanh nghiệp đủ năng lực, kèm kết quả thử nghiệm từ phòng thử nghiệm được công nhận/chỉ định) hoặc chứng nhận bởi tổ chức chứng nhận được công nhận
• Bước 3: Vinacontrol CE cấp giấy chứng nhận hợp quy (nếu áp dụng đánh giá bên thứ ba);
• Bước 4: Công bố hợp quy trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng trước khi lưu thông ra thị trường

b) Hàng hóa nhập khẩu thuộc nhóm rủi ro cao

Doanh nghiệp bắt buộc đăng ký kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu với Hải quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 83 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, phải có kết quả chứng nhận từ tổ chức chứng nhận được chỉ định, thường áp dụng phương thức 7  (chứng nhận theo lô sản phẩm) hoặc Phương thức 8 (chứng nhận từng sản phẩm đơn chiếc)

• Bước 1: Đăng ký chứng nhận hợp quy theo mẫu đăng ký của Vinacontrol CE;
• Bước 2: Doanh nghiệp đăng ký thủ tục kiểm tra chất lượng nhà nước với cơ quan kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa (hồ sơ gồm: đăng ký kiểm tra nhà nước theo mẫu, giấy chứng nhận hợp quy do tổ chức được chỉ định cấp);
• Bước 3: Vinacontrol CE tiến hành đánh giá, lấy mẫu thử nghiệm của lô hàng (có thể lấy mẫu tại cảng hoặc tại kho hàng);
• Bước 4: Vinacontrol CE cấp giấy chứng nhận hợp quy.

*Lưu ý: Nếu 3 lô liên tiếp nhập khẩu cùng nhà sản xuất, cùng đặc tính đều đạt kết quả kiểm tra, doanh nghiệp có thể được xem xét miễn, giảm kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu rủi ro cao, hoặc không phải công bố hợp quy lại đối với hàng rủi ro trung bình [Quy định tại Điều 86 - Nghị Định 37/2026/NĐ-CP].

Với doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, Ship Trung Việt hỗ trợ tư vấn phương án vận chuyển và phối hợp xử lý thông tin chứng từ theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất.

8 phương thức đánh giá hợp quy sản phẩm

Theo Điều 5 Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, hệ thống đánh giá sự phù hợp được chia thành 8 phương thức, từ thử nghiệm mẫu điển hình đến đánh giá toàn bộ sản phẩm, hàng hóa. Các phương thức có sự khác biệt về cách lấy mẫu, kiểm tra quá trình sản xuất và hoạt động giám sát sau chứng nhận.

Việc lựa chọn phương thức không hoàn toàn do doanh nghiệp quyết định mà phải tuân theo quy chuẩn kỹ thuật tương ứng và quy định quản lý chuyên ngành. Chẳng hạn, sản phẩm sản xuất hàng loạt có thể cần đánh giá điều kiện sản xuất và giám sát định kỳ, trong khi một lô hàng nhập khẩu cụ thể có thể được đánh giá theo phương thức 7.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, hiểu rõ phương thức đánh giá giúp chủ động chuẩn bị hồ sơ, dự toán chi phí thử nghiệm và xác định thời gian cần thiết trước khi hàng hóa được phép lưu thông.

Dưới đây là 8 phương thức đánh giá sự phù hợp được quy định trong Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.

Trong hoạt động nhập khẩu, phương thức 7 thường được quan tâm vì việc đánh giá gắn với một lô hàng cụ thể. Tuy nhiên, giấy chứng nhận theo phương thức này không mặc nhiên có hiệu lực cho các lô hàng nhập khẩu tiếp theo.

Danh mục sản phẩm chứng nhận hợp quy

Danh mục sản phẩm phải chứng nhận hợp quy được xác định theo quy chuẩn kỹ thuật và quy định quản lý của từng bộ, ngành. Không có một danh sách cố định áp dụng cho mọi loại hàng hóa trong tất cả các thời kỳ, bởi các quy chuẩn và danh mục quản lý có thể được sửa đổi, bổ sung.

Một số nhóm sản phẩm thường cần kiểm tra yêu cầu chứng nhận hợp quy gồm đồ chơi trẻ em, thiết bị điện và điện tử, thiết bị viễn thông, vật liệu xây dựng và những sản phẩm có khả năng ảnh hưởng đến an toàn của người sử dụng.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu từ Trung Quốc, việc xác định hàng hóa có thuộc diện chứng nhận hợp quy hay không cần dựa trên công dụng, cấu tạo, thông số kỹ thuật và phạm vi áp dụng của quy chuẩn tương ứng.

Dưới đây là một số nhóm hàng tiêu biểu để doanh nghiệp tham khảo trước khi nhập khẩu.

Các quy chuẩn nêu trên là cơ sở tham khảo, không thay thế việc tra cứu văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện. Đặc biệt, doanh nghiệp không nên kết luận một sản phẩm bắt buộc chứng nhận hợp quy chỉ dựa trên mã HS mà chưa đối chiếu mô tả và phạm vi quản lý.

Lợi ích khi thực hiện chứng nhận hợp quy sản phẩm

Chứng nhận hợp quy trước hết giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật đối với những sản phẩm, hàng hóa thuộc diện quản lý bắt buộc. Đây là điều kiện quan trọng để thực hiện các bước công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng hoặc lưu thông sản phẩm theo quy định tương ứng.

Bên cạnh yếu tố pháp lý, quá trình đánh giá hợp quy còn giúp doanh nghiệp kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật và nhận diện những điểm chưa phù hợp của sản phẩm trước khi phân phối ra thị trường. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các mặt hàng liên quan đến an toàn người sử dụng.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, việc xác định và thực hiện chứng nhận đúng thời điểm có thể hạn chế nguy cơ chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho hoặc phải xử lý hàng hóa không đáp ứng quy chuẩn.

Ngoài ra, chứng nhận hợp quy còn góp phần nâng cao sự minh bạch về chất lượng, tạo cơ sở để đối tác và khách hàng đánh giá sản phẩm.

Tuy nhiên, giấy chứng nhận không thay thế trách nhiệm kiểm soát chất lượng liên tục của doanh nghiệp và không bảo đảm sản phẩm đáp ứng mọi tiêu chuẩn ngoài phạm vi đã được đánh giá.

Trách nhiệm của tổ chức chứng nhận hợp quy

Tổ chức chứng nhận hợp quy có trách nhiệm thực hiện hoạt động đánh giá sự phù hợp trong phạm vi được đăng ký, công nhận hoặc chỉ định theo yêu cầu pháp luật áp dụng. Quá trình đánh giá phải bảo đảm tính khách quan, độc lập, minh bạch và tuân thủ phương thức được quy định tại quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Trong quá trình chứng nhận, tổ chức thực hiện cần kiểm tra hồ sơ, tổ chức lấy mẫu hoặc đánh giá các điều kiện liên quan theo phương thức áp dụng. Kết quả chứng nhận phải phản ánh đúng đối tượng, phạm vi và kết quả đánh giá thực tế.

Tổ chức chứng nhận cũng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, thực hiện hoạt động giám sát khi được yêu cầu và xử lý những trường hợp sản phẩm không còn đáp ứng điều kiện chứng nhận. Việc đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận phải tuân theo quy định và điều kiện áp dụng.

Bên cạnh trách nhiệm của tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp sản xuất hoặc nhập khẩu vẫn phải bảo đảm chất lượng hàng hóa, duy trì sự phù hợp và thực hiện nghĩa vụ công bố, ghi nhãn, kiểm tra chất lượng theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn tổ chức chứng nhận có phạm vi hoạt động phù hợp và kiểm tra hiệu lực pháp lý trước khi ký hợp đồng dịch vụ.

Chứng nhận hợp quy là một trong những hoạt động quan trọng giúp xác nhận sản phẩm, hàng hóa đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Đối với doanh nghiệp sản xuất và nhập khẩu, việc hiểu rõ quy định, lựa chọn đúng phương thức đánh giá và chuẩn bị hồ sơ phù hợp giúp hạn chế rủi ro pháp lý và chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh.

Đặc biệt, khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc, doanh nghiệp nên kiểm tra yêu cầu chứng nhận hợp quy và kiểm tra chất lượng ngay từ giai đoạn tìm nguồn hàng, thay vì chờ đến khi hàng về cửa khẩu mới thực hiện.

Ship Trung Việt với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập hàng Trung Quốc và vận chuyển Trung Việt, cung cấp giải pháp hỗ trợ nhập khẩu chính ngạch, tư vấn phương án vận chuyển và phối hợp chuẩn bị thông tin chứng từ theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Bạn chưa rõ hàng hóa nhập khẩu có cần chứng nhận hợp quy hoặc kiểm tra chất lượng hay không? Liên hệ Ship Trung Việt để được hỗ trợ tìm hiểu yêu cầu nhập khẩu, dự toán chi phí và lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp.