Incoterms là gì: Cẩm Nang Toàn Tập Và Những Lưu Ý "Sống Còn" Trong Ngoại Thương

Bài viết này sẽ trang bị cho bạn đầy đủ kiến thức về Incoterms, giúp bạn tự tin ứng dụng các điều khoản thương mại quốc tế mới nhất vào thực tế.

Trong một giao dịch quốc tế, khi hàng hóa rời khỏi kho của người bán tại Thượng Hải và đi đến kho của người mua tại Hà Nội, có hàng trăm rủi ro rình rập: tàu gặp bão, container bị rơi, thủ tục hải quan bị nghẽn, hay chi phí lưu kho bãi phát sinh ngoài dự kiến. Ai sẽ là người chịu trách nhiệm? Ai sẽ trả tiền?

Câu trả lời nằm ở Incoterms (International Commercial Terms). Được ban hành bởi Phòng Thương mại Quốc tế (ICC), Incoterms không chỉ là những chữ cái viết tắt khô khan (FOB, CIF, EXW...), mà là "bản đồ" phân định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người mua và người bán trên toàn thế giới.

Incoterm là gì?

Incoterm (International Commercial Terms) là các điều kiện thương mại quốc tế được Phòng Thương Mại Quốc Tế (ICC) quy định, giúp xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua trong hợp đồng giao dịch quốc tế. Incoterm không chỉ đơn giản là các quy tắc giao nhận hàng hóa, mà còn là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của giao dịch thương mại quốc tế.

incoterm đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các bên tham gia hiểu rõ quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Chúng bao gồm các quy định về việc ai chịu trách nhiệm thanh toán chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thủ tục hải quan và các vấn đề khác. Việc áp dụng đúng Incoterm không chỉ giúp đảm bảo giao dịch suôn sẻ mà còn giúp tránh được các tranh chấp không đáng có.

Bản chất và Tầm quan trọng của Incoterms

1.1. Incoterms giải quyết vấn đề gì?

Incoterms tập trung vào 3 chữ "P" quan trọng:

Place (Địa điểm): Nơi hàng hóa được giao và nơi rủi ro được chuyển giao.
Price (Chi phí): Ai chi trả cho vận chuyển, bảo hiểm, thuế và phí bốc xếp?
Papers (Chứng từ): Ai chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan xuất - nhập khẩu và các giấy tờ liên quan?

1.2. Những hiểu lầm tai hại về Incoterms

Nhiều doanh nghiệp mới thường lầm tưởng rằng Incoterms giải quyết tất cả. Thực tế:

Incoterms KHÔNG quy định thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng hóa (thường do hợp đồng quy định dựa trên việc thanh toán).
Incoterms KHÔNG thay thế hợp đồng mua bán; nó chỉ là một phần cấu thành của hợp đồng.
Incoterms KHÔNG giải quyết vấn đề vi phạm hợp đồng hay các phương thức thanh toán (L/C, T/T).

Giá trị pháp lý của Incoterm

Các quy tắc incoterm không phải là luật do chính phủ ban hành nên không bắt buộc. Trong thực tế, nếu hai bên (người mua và người bán) quyết định áp dụng một điều kiện Incoterm trong hợp đồng của mình, họ có nghĩa vụ tuân thủ các quy định và trách nhiệm đã được quy định trong điều khoản đó. Nếu không thực hiện theo đúng cam kết trong hợp đồng, bên vi phạm sẽ bị coi là vi phạm hợp đồng và có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý.

Các bản incoterm qua các năm đều có giá trị pháp lý ngang nhau, nghĩa là bất kỳ phiên bản Incoterm nào được các bên tham gia hợp đồng thỏa thuận đều có giá trị như nhau, miễn là các bên đã đồng ý sử dụng chúng trong giao dịch. Tuy nhiên, trong trường hợp có sự mâu thuẫn giữa các điều kiện incoterm và các điều khoản trong hợp đồng cụ thể, thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng sẽ có giá trị cao nhất và là cơ sở để giải quyết tranh chấp.

Các loại Incoterm cần biết

Theo các quy định của ICC, có bao nhiêu loại incoterm? Trong phiên bản incoterm 2020, có 11 điều kiện chính mà các bên trong hợp đồng thương mại quốc tế có thể sử dụng để xác định trách nhiệm và quyền lợi trong giao dịch vận chuyển hàng hóa. Mỗi điều kiện sẽ có những quy định cụ thể về trách nhiệm của người bán và người mua trong quá trình giao nhận hàng hóa.

1. EXW (Viết tắt của Ex Works – Giao hàng tại xưởng)

EXW là điều kiện mà người bán đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại cơ sở của người bán hoặc tại một địa điểm được chỉ định khác (xưởng, nhà máy, nhà kho…).

Người bán không cần phải chất hàng lên phương tiện thu gom hoặc thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu nếu có.
Người mua chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình vận chuyển và thủ tục hải quan xuất khẩu.

2. FCA (Viết tắt của Free Carrier – Giao hàng cho người chuyên chở)

FCA là điều kiện mà người bán giao hàng cho người chuyên chở do người mua chỉ định tại cơ sở của người bán hoặc tại một địa điểm khác bất kì được chỉ định.

Các bên cần chỉ rõ địa điểm giao hàng để tránh tranh cãi, vì rủi ro chuyển giao cho người mua ngay tại thời điểm giao hàng.

3. FAS (Viết tắt của Free Alongside Ship – Giao dọc mạn tàu)

FAS áp dụng khi người bán giao hàng khi hàng hóa đã được đặt dọc mạn tàu tại cảng bốc hàng mà người mua chỉ định.

Rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa chuyển giao khi hàng hóa nằm dọc theo tàu.
Điều kiện này chỉ áp dụng cho vận tải bằng đường biển và đường thủy nội địa.

4. FOB (Viết tắt của Free on Board – Giao trên tàu)

FOB là điều kiện mà người bán giao hàng lên tàu do người mua chỉ định tại cảng bốc hàng.

Rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa chuyển giao khi hàng hóa đã lên tàu.
Điều kiện này chỉ áp dụng cho vận tải biển và đường thủy nội địa.

5. CFR (Viết tắt của Cost and Freight – Tiền hàng và cước phí)

CFR yêu cầu người bán giao hàng lên tàu hoặc mua hàng đã được giao.

Người bán chịu chi phí và cước phí vận chuyển đến cảng đến, nhưng rủi ro chuyển giao khi hàng hóa đã lên tàu.

6. CIF (Viết tắt của Cost, Insurance and Freight – Tiền hàng, bảo hiểm & cước phí)

CIF giống như CFR, nhưng người bán còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Người bán chịu chi phí bảo hiểm ở mức tối thiểu, và nếu người mua muốn bảo hiểm cao hơn, cần thỏa thuận trước.

7. CPT (Viết tắt của Carriage Paid To – Cước phí trả tới)

CPT yêu cầu người bán giao hàng cho người chuyên chở hoặc người khác mà người bán chỉ định.

Người bán thanh toán chi phí vận chuyển đến điểm đến, nhưng rủi ro chuyển giao khi hàng hóa được giao cho người chuyên chở.

8. CIP (Viết tắt của Carriage and Insurance Paid To – Cước phí & bảo hiểm trả tới)

CIP tương tự như CPT, nhưng người bán còn phải ký hợp đồng bảo hiểm cho rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Người bán chịu chi phí bảo hiểm ở mức tối thiểu, và nếu người mua muốn bảo hiểm bổ sung, họ cần thỏa thuận trước.

9. DPU (Viết tắt của Delivered at Place Unloaded – Giao hàng tại địa điểm đã dỡ xuống)

DPU thay thế điều kiện DAT (Delivered At Terminal). Người bán giao hàng khi hàng hóa đã được dỡ xuống và đặt tại địa điểm đã thỏa thuận.

Người bán chịu trách nhiệm cho tất cả chi phí và rủi ro đến khi hàng hóa được dỡ xuống tại địa điểm đến.

10. DAP (Viết tắt của Delivered at Place – Giao hàng tại điểm đến)

DAP là điều kiện mà người bán giao hàng khi hàng hóa đã được vận chuyển đến điểm đến và sẵn sàng để dỡ xuống.

Người bán chịu mọi chi phí và rủi ro liên quan đến việc đưa hàng hóa đến địa điểm quy định.

11. DDP (Viết tắt của Delivered Duty Paid – Giao hàng đã nộp thuế)

DDP là điều kiện mà người bán chịu toàn bộ chi phí và rủi ro liên quan đến việc đưa hàng hóa đến nơi đến đã thỏa thuận, bao gồm việc thông quan nhập khẩu và nộp thuế.

Người bán hoàn thành mọi thủ tục hải quan và chịu trách nhiệm cho chi phí vận chuyển, thuế xuất nhập khẩu và các chi phí phát sinh trong suốt quá trình.

Phân biệt điều kiện Incoterm FOB và FCA

FOB (Free on Board – Giao trên tàu) và FCA (Free Carrier – Giao hàng cho người chuyên chở) là hai điều kiện phổ biến trong incoterm 2020, nhưng có những khác biệt quan trọng, đặc biệt khi áp dụng cho hàng hóa đóng container.

Điều kiện Incoterm FOB (Giao trên tàu)

Điều kiện FOB yêu cầu người bán giao hàng lên tàu tại cảng bốc hàng chỉ định. Rủi ro chuyển cho người mua khi hàng đã lên tàu.
Trước đây, người bán phải nhận vận đơn "đã lên tàu", nhưng nếu hàng hóa vận chuyển qua phương tiện trung gian, người vận chuyển thường từ chối cấp vận đơn này.

Điều kiện Incoterm FCA (Giao hàng cho người chuyên chở)

FCA yêu cầu người bán giao hàng cho người chuyên chở tại cơ sở của mình hoặc điểm chỉ định. Ở điều kiện này, rủi ro sẽ được chuyển giao khi hàng được giao cho người chuyên chở.
FCA thích hợp hơn cho vận chuyển container, vì người mua có thể yêu cầu vận đơn "đã lên tàu", ngay cả khi hàng hóa được chuyển qua phương tiện trung gian.

Sự khác biệt chính:

FOB chỉ áp dụng cho vận tải biển và thủy nội địa, trong khi FCA có thể áp dụng cho mọi phương thức vận chuyển, bao gồm container.
FCA dễ dàng hơn trong việc phát hành chứng từ vận chuyển, giảm thiểu các vấn đề phát sinh khi sử dụng FOB.

incoterm 2020 khuyến khích sử dụng FCA thay vì FOB, đặc biệt khi vận chuyển hàng hóa đóng container, giúp đơn giản hóa quá trình giao nhận và chứng từ vận chuyển.

Cần lưu ý gì khi lựa chọn Incoterm?

Việc lựa chọn đúng incoterm giúp các bên tham gia giao dịch quốc tế xác định rõ trách nhiệm của mình, tránh hiểu nhầm và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển và thanh toán. Vậy những lưu ý khi lựa chọn incoterm là gì? Lựa chọn incoterm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như phương thức vận chuyển, loại hàng hóa và địa điểm giao hàng. Dưới đây, LATAS sẽ đề cập đến hình thức lựa chọn phổ biến nhất là dựa trên phương thức vận chuyển:

Nhóm I: Các điều kiện incoterm được áp dụng cho tất cả các phương thức vận chuyển, bao gồm 7 điều kiện:

Điều kiện EXW
Điều kiện FCA
Điều kiện CPT
Điều kiện CIP
Điều kiện DAP
Điều kiện DPU
Điều kiện DDP

Nhóm II: Các điều kiện incoterm được sử dụng riêng trong vận chuyển biển và đường thủy nội địa, bao gồm 4 điều kiện:

Điều kiện FAS
Điều kiện FOB
Điều kiện CFR
Điều kiện CIF

Cách lựa chọn Incoterms tối ưu cho doanh nghiệp

Nếu bạn là Nhà nhập khẩu (Người mua)

Nếu bạn mới kinh doanh: Nên chọn CIF hoặc DAP. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc thuê tàu hay xử lý rủi ro trên biển.
Nếu bạn muốn tối ưu chi phí: Nên chọn FOB hoặc FCA. Khi đó, bạn tự chủ động liên hệ Forwarder của mình, kiểm soát được giá cước (Freight) và không bị người bán "kê giá" vận chuyển vào giá hàng.

Nếu bạn là Nhà xuất khẩu (Người bán)

Ưu tiên nhóm C (CIF, CFR): Bạn chủ động trong việc tìm tàu, đảm bảo hàng rời kho đúng hạn và có thêm một phần lợi nhuận từ chênh lệch giá cước nếu bạn có hợp đồng tốt với hãng tàu.
Tránh DDP nếu không am hiểu: Thuế và luật pháp tại nước người mua rất phức tạp. Nếu không có đại lý uy tín tại đó, bạn có thể bị phạt nặng hoặc kẹt hàng tại cảng.

Có gì mới trong incoterm năm 2024?

Theo cập nhật năm 2024, incoterm vẫn tuân theo các quy tắc incoterm năm 2020. Vào năm 2020, các quy tắc này đã có một số thay đổi so với năm 2010. Điều này làm cho thương mại toàn cầu trở nên rõ ràng hơn. Ví dụ, incoterm đã thêm một quy tắc mới là Giao tại nơi dỡ hàng - DPU. Quy tắc này thay thế cho incoterm Giao tại nhà ga - DAT trước đây. Theo DPU, người bán giao hàng khi hàng hóa đã được dỡ xuống và đặt tại địa điểm đã thỏa thuận.

Những cập nhật này có nghĩa là giao dịch dễ dàng hơn qua biên giới trên toàn cầu. Với những quy tắc rõ ràng, chi tiết hơn, hai bên giao dịch gồm người bán và người mua hiểu được trách nhiệm của mình. Từ đó làm giảm sự nhầm lẫn và tranh chấp không cần thiết.

Trong thế giới giao dịch quốc tế, việc thuộc lòng incoterm là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo việc giao hàng và thanh toán diễn ra thuận lợi và minh bạch, tránh rủi ro và tiết kiệm chi phí.

Nếu doanh nghiệp gặp bất cứ khó khăn nào trong quá trình vận tải quốc tế hãy liên hệ với LATAS. Với kinh nghiệm lâu năm và mối quan hệ chặt chẽ trong ngành, LATAS sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề logistis một cách nhanh chóng, hiệu quả.