Hợp Đồng Ngoại Thương (Sales Contract) Mẫu hợp đồng chuẩn quốc tế

Hợp đồng ngoại thương (sale contract) là gì?

Hợp đồng ngoại thương hay còn gọi là hợp đồng thương mại, là sự thỏa thuận theo đó người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận” (Điều 3, Khoản 8). trong Luật Thương mại Việt Nam 2005

Đây là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, được lập dựng bởi người bán hoặc người mua được soạn thảo bởi 2 bên mua bán.

Trên hợp đồng ngoại thương thể hiện các thông tin cơ bản gồm:

• Chủ thể của hợp đồng: là người bán và người mua; họ có thể là thể nhân, pháp nhân và trong trường hợp đặc biệt có thể là Nhà nước
• Đối tượng của hợp đồng: Phải là hàng hóa mua bán thể hiện các thông tin về hàng như tên hàng, số lượng, đơn giá, quy cách đóng gói .
• Nội dung của hợp đồng: là toàn bộ nghĩa vụ của các bên trong việc chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, cũng như việc giao hàng cho người mua và thanh toán cho người bán
• Các điều kiện cần bàn giao trong hợp đồng ngoại thương: hình thức giao hàng, các ràng buộc về chứng từ, khiếu nại nếu có…
• Hình thức của hợp đồng: có thể được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể
• Hợp đồng mua bán hàng hóa là hợp đồng song vụ, có bồi hoàn và là hợp đồng ước hẹn

Ví dụ về hợp đồng ngoại thương

Một doanh nghiệp tại Việt Nam xuất khẩu 10 tấn vải sang doanh nghiệp tại Nhật Bản. Khi ký kết hợp đồng mua bán loại trái cây này, hai bên đã ký kết một hợp đồng ngoại thương ghi các điều khoản giao dịch, cụ thể hợp đồng này được lập thành hai bản bằng tiếng Nhật và tiếng Việt, có hiệu lực pháp lý như nhau.

Hợp đồng ngoại thương có hiệu lực khi nào?

Nguyên tắc của hợp đồng bằng văn bản là đương nhiên có hiệu lực khi bên cuối cùng ký vào hợp đồng, trừ khi hai bên thống nhất sẽ có hiệu lực vào thời điểm khác.

Những nội dung chi tiết trên hợp đồng thương mại

Hiểu được những nội dung chi tiết trên hợp đồng là tiền đề để soạn được một hợp đồng thương mại đúng chuẩn. Sau đây, Ship Trung Việt sẽ giải thích chi tiết những nội dung cần có trên hợp đồng.

Số và ngày hợp đồng

Tất cả các chứng từ trong thương mại quốc tế đều có số và ngày của chứng từ đó. Hợp đồng thương mại cũng không ngoại lệ cũng phải có số và ngày. 

• Số hợp đồng thì có thể đặt tùy theo ý của người soạn hợp đồng hoặc theo những quy định của công ty đặt ra. Hoặc có thể đặt số hợp đồng theo ngày ký hợp đồng, việc đặt như vậy sẽ rất tiện cho việc theo dõi hồ sơ, tránh nhầm lẫn trong trường hợp có nhiều đơn hàng cùng một thời gian.

Ví dụ: Số hợp đồng: SC222610 ngày hợp đồng Oct 26, 2022.

• Ngày hợp đồng thì có thể sử dụng ngày soạn thảo chứng từ luôn hoặc có thể lấy ngày ký chứng từ. Những phải lưu ý ngày hợp đồng phải trước ngày hàng hóa được vận chuyển, thậm chí trước ngày packing list và commercial invoice thì tốt nhất.

Thông tin người bán – seller

Thông tin người bán là thông tin cần được đặt lên trên hết. Thông thường người bán là bên sẽ soạn thảo hợp đồng vì thế thường được đặt lên trước tiên. Thông tin người bán trên hợp đồng thương mại quốc tế thường được ghi những thông tin sau: Tên công ty hoặc cá nhân; địa chỉ; mã số thuế, tên người phụ trách, thông tin liên lạc như email, số điện thoại.

• Seller: Tên công ty trong thương mại quốc tế thông thường là tên tiếng anh hoặc tên viết tắt tiếng anh. Trong trường hợp công ty không có tên tiếng anh thì có thể sử dụng tên tiếng Việt không dấu.
• Address: Địa chỉ công ty có thể dịch từ địa chỉ trên giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ văn phòng đại diện. Thông thường sẽ sử dụng địa chỉ trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Địa chỉ nên thể hiện đầy đủ nội dung: Số, đường, phường (xã), quận (huyện), tỉnh (thành phố), quốc gia.
• Tax code (Tax ID): Mã số thuế sử dụng mã số thuế trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Mục mã số thuế không cần thiết tuy nhiên nên thêm vào. Trong những trường hợp liên quan đến bảo hiểm và tranh chấp sẽ có ý nghĩa định danh rất quan trọng.
• Attention (ATTN): Người phụ trách là người sẽ ký ở phía dưới hợp đồng bên bán.
• Email có thể sử dụng email đã trao đổi mua bán hàng hóa với người mua.
• Phone number: Số điện thoại.

Thông tin người mua – buyer

• Buyer: Tên cá nhân, tổ chứng mua hàng nên sử dụng bằng tên tiếng anh. Nếu không có tên tiếng anh có thể sử dụng tên tiếng Việt không dấu.
• Address: Địa chỉ có thể dịch địa chỉ của công ty, văn phòng hoặc địa chỉ trên căn cước công dân.
• Tax code (Tax ID): Mã số thuế trên đăng ký kinh doanh, trường hợp là cá nhân thì dùng số căn cước công dân. Đối với nước ngoài thì dùng ID number.
• Attention (ATTN): Người sẽ ký tên ở phía dưới hợp đồng mua bán.
• Email có thể sử dụng email đã trao đổi mua bán hàng hóa với người bán.
• Phone number – Số điện thoại.

Thông tin hàng hóa – commodity

Đây là thông tin quan trọng nhất là đối tượng để hình thành nên hợp đồng mua bán. Vì thế cần soạn thảo phần này một cách tỉ mỉ và chính xác nhất. Các nội dung ở mục này phải rõ ràng tránh nhầm lẫn, không nên sử dụng từ ngữ đa nghĩa.

Mục thông tin hàng hóa sẽ bao gồm những nội dung sau: Tên hàng, model, items, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị, đơn giá, tổng tiền. Các nội dung này phải kiểm tra thật kỹ trước khi duyệt hợp đồng.

• Commodity: Tên hàng nên sử dụng đúng tên chuyên ngành của hàng hóa, không nên sử dụng các công cụ dịch để lấy tên hàng. Việc sử dụng các công cụ dịch có thể làm sai tên hàng.
• Description: Mô tả hàng hóa, phần mô tả sẻ thể hiện các thông tin chi tiết về hàng hóa như model, items, mã hs, màu sắc, chủng loại, thông số kỹ thuật. Phần mô tả nên ghi thật rõ về hàng hóa không nên ghi chung chung. Vì  việc ghi chung chung sẽ không xác định được chính xác hàng hóa. Dễ gây tranh chấp và rất khó trong công tác bảo hiểm nếu có.
• Quantity: Số lượng hàng hóa.
• Unit: Đơn vị tính, nên sử dụng các đơn vị tính phổ thông như PCE, MET, M2, KGS. Việc sử dụng các đơn vị tính phổ thông sẽ giúp xác định số lượng chính xác. Và thuận tiện trong việc khai quan hàng hóa và làm các chứng từ khác.
• Unit price: Đơn giá, nên sử dụng loại đồng tiền mạnh như USD, EUR. Việc sử dụng các đồng tiền mạnh sẽ giúp người mua người bán tránh được rủi ro về tỷ giá. Và thuận tiện trong việc thanh toán quốc tế.
• Amount: Tổng tiền thanh toán.

Điều khoản thanh toán – Payment terms

Điều khoản thanh toán là nội dung quan trọng nhất trong hợp đồng thương mại. Điều khoản thanh toán sẽ bao gồm những thông tin như: Số tiền thanh toán, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán và thông tin tài khoản thụ hưởng.

• Total of payment: Tông số tiền thanh toán sẽ được thể hiện ở hai dạng là bằng số và bằng chữ. Việc thể hiện hai dạng như vậy nhằm chắc chắn số tiền sẽ được hiểu đúng. Tránh nhầm lẫn giữa việc nhiều hơn hay ít đi các con số hoặc sự nhầm lẫn giữa dấu phẩy hoặc dấu chấm.
• Payment method: Hình thức thanh toán, có rất nhiều hình thức thanh toán khác nhau mà người bán và người mua có thể đàm phán. Có rất nhiều hình thức thanh toán như: Biên Mậu, DA (Documentary collection) – thu chấp nhận chứng từ; CAD (Cash against documents) – trả tiền lấy chứng từ; tiền mặt, cấn trừ, séc, DAP(Documents against payment) – nhờ thu kèm chứng từ, góp vốn, LC (Letter of Credit) – tín dụng thư, TT (Telegraphic Transfer) – thanh toán điện chuyển tiền. Một số hình thức thanh toán thường xuyên được sử dụng là: T/T, LC, TTR.
• Thời gian thanh toán: Thường sẽ đi kèm hình thức thanh toán. Ví dụ: TT 100% in advance, TT 100% after 30 day from on board date.
• Bank information: Thông tin thanh toán bao gồm những thông tin:Ngân hàng thụ hưởng (Beneficiary Bank name); Địa chỉ ngân hàng thụ hưởng (Beneficiary Bank address); SWIFT code;  Người thụ hưởng (Beneficiary Account name); Địa chỉ người thụ hưởng (Beneficiary address); Số tài khoản (Account number). Cần kiểm tra chính xác những nội dung trên, nếu có một thông tin nào sai sẽ mất rất nhiều thời gian để điều chỉnh. Thậm chí số tiền thanh toán sẽ bị treo tại các ngân hàng trung gian. Sẽ kéo dài thời gian thanh toán và có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Điều khoản khác – Other conditions

Tuy gọi là điều khoản khác nhưng cũng rất quan trọng trong hợp đồng. Phần này là các điều khoản về giao hàng, nghĩa vụ của người bán, nghĩa vụ của người mua, tính bảo mật thông tin, bảo hiểm, điều khoản về trọng tài, tòa án xử lý nếu có tranh chấp.

• Incoterms: Điều khoản về giao hàng, nghĩa vụ giao nhận hàng hóa, trách nhiệm và rủi ro trở thành những tập quán thương mại quốc tế. Được ICC tổng hợp thành những bộ điều kiện thương mại như: EXW, CPT, FOB, FAS, FCA, CIP, DAP, DAT, DDP, CFR, CIF. Điều kiện thương mại thường được ghi thêm vào phía sau là phiên bản của năm nào. Ví dụ: CIF incoterms 2010.
• Insurance term: Bảo hiểm thường đi kèm cùng điều kiện thương mại hoặc những thỏa thuận riêng của hai bên. Phần bảo hiểm sẽ ghi rõ thông tin người thụ hưởng, điều kiện bảo hiểm, giá trị bảo hiểm.
• Commercial Arbitration: Trọng tài thương mại là cơ quan, đơn vị mà hai bên đồng ý sử dụng để phân xử khi xảy ra tranh chấp. Quyết định của trọng tài được xem là quyết định cuối cùng. Trong trường hợp trọng tài không thể phân xử thì sẽ đưa nhau ra tòa án.

Cách soạn thảo hợp đồng ngoại thương

Phần mở đầu của hợp đồng ngoại thương

• Tiêu đề hợp đồng: thường là “contract”, “Sale contract”
• Số và ký hiệu hợp đồng: ví dụ: No: VNT/EV-0123 ( số hợp đồng do 2 bên ký kết hợp đồng tự soạn thảo và lưu lại)
• Thời gian ký kết hợp đồng: Date: 04/03/2023 (Đây là thời gian ký hợp đồng ngoại thương được 2 bên mua bán chấp thuận)
• Chủ thể hợp đồng trình bày trên hợp đồng ngoại thương: Người bán – người mua. Thông tin người bán và người mua trên hợp đồng cần có các mục sau: Tên đơn vị : nêu cả tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có); Địa chỉ công ty; thông tin liên hệ: Fax, điện thoại, email, người đại diện ký hợp đồng cần nêu rõ tên và chức vụ của người đại diện, thông tin tài khoản ngân hàng…

Phần nội dung của hợp đồng ngoại thương

Bố cục phần thân của hợp đồng ngoại thương gồm các điều khoản sau:

Phần cuối của hợp đồng

Trong phần này bao gồm các nội dung như: số bản được soạn thảo theo thỏa thuận, ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng ngoại thương, hình thức của hợp đồng, hợp đồng có hiệu lực từ ngày nào, nếu có phát sinh thì hướng xử lý ra sao. Ký tên đầy đủ của 2 công ty.

Form mẫu hợp đồng thương mại

Trên đây là toàn bộ nội dung về hợp đồng thương mại là gì, nội dung chính, chức năng và form mẫu hợp đồng thương mại bằng file word và file excel. Hy vọng bài viết sẽ mang lại những thông tin hữu ích mà Quý vị đang tìm kiếm. Nếu thấy hay và bổ ích Quý vị có thể chia sẻ đến bạn bè và người thân để cùng tham khảo.

Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch trọn gói

Ship Trung Việt tự hào là đơn vị gắn liền với sự chuyên nghiệp và uy tín trong ngành nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, bao gồm nhập khẩu trực tiếp và ủy thác nhập khẩu. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này, Ship Trung Việt đã nhận được sự đánh giá cao từ đông đảo khách hàng. Lựa chọn Ship Trung Việt, khách hàng sẽ có ngay giải pháp nhập hàng Trung Quốc toàn diện, từ khâu nhập hàng, xử lý đơn đặt hàng, vận chuyển cho đến thanh toán hộ Alipay.

Điểm khác biệt của Ship Trung Việt nằm ở dịch vụ nhập hàng chất lượng, mang đến sự an toàn và nhanh chóng trong quá trình vận chuyển ủy thác chính ngạch. Đây chính là lý do khiến nhiều doanh nghiệp lựa chọn Ship Trung Việt làm đối tác tin cậy dài lâu. Khi sử dụng dịch vụ đặt hàng Quảng Châu, Trung Quốc chính ngạch của Ship Trung Việt, quý khách sẽ nhận được nhiều lợi ích vượt trội và quyền lợi hấp dẫn bao gồm:

• Chi phí vận chuyển tiết kiệm tối đa với mức giá cạnh tranh, chỉ từ 5.000đ/kg.
• Hệ thống kho bãi rộng khắp Việt Nam với các điểm nhận hàng tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP.HCM, đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa thuận tiện.
• Đảm bảo về mặt pháp lý với bộ giấy tờ đầy đủ và hợp pháp như hóa đơn, chứng chỉ xuất xứ,… cho mỗi đơn hàng, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
• Quy trình xử lý thủ tục nhập khẩu chuyên nghiệp nhờ đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và có kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Trung Quốc cũng như các quy định về hải quan, giúp quý khách không phải lo ngại tình trạng tắc biên hay chậm hàng.
• Thời gian vận chuyển nhanh chóng, hàng về đến kho Việt Nam chỉ trong vòng 3 – 5 ngày kể từ khi đặt hàng.
• Chính sách bồi thường minh bạch, bồi thường gấp 5 lần nếu hàng hóa gặp vấn đề hay chênh lệch trong quá trình vận chuyển.
• Dịch vụ trọn gói từ A – Z bao gồm tư vấn, tìm nguồn hàng sỉ, mua hàng, thông quan, vận chuyển hàng chính ngạch Quảng Châu cũng như thanh toán hộ theo chỉ định.
• Đội ngũ nhân viên hỗ trợ khách hàng 24/7, luôn sẵn lòng tư vấn và giúp đỡ khách hàng một cách tận tình và chuyên nghiệp.