6 rủi ro lớn trong Logistics và cách quản trị hiệu quả khi nhập khẩu hàng hóa

Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, logistics không chỉ đơn thuần là đưa hàng từ nước này sang nước khác. Doanh nghiệp còn phải đối mặt với hàng loạt rủi ro liên quan đến chứng từ, mã HS, chi phí lưu kho – lưu container, kiểm tra chuyên ngành, thanh toán và quy định về nhãn mác. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị xử lý vi phạm. Vì vậy, quản trị rủi ro trong logistics cần được xem là một phần quan trọng trong toàn bộ quy trình nhập khẩu. Với kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc, Ship Trung Việt tổng hợp những rủi ro phổ biến nhất và cách chủ động phòng tránh để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, thời gian và hạn chế những sự cố không đáng có.

RỦI RO BỊ BÁC BỎ CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ HÀNG HÓA (C/O)

C/O (Certificate of Origin) là chứng từ quan trọng để xác định xuất xứ hàng hóa và trong nhiều trường hợp là căn cứ để doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại. Tuy nhiên, C/O không phải cứ có là chắc chắn được chấp nhận. Chứng từ có thể bị từ chối nếu thông tin trên C/O không thống nhất với invoice, packing list, vận đơn hoặc tờ khai; sai tiêu chí xuất xứ; sai mã HS; thông tin nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu không chính xác hoặc chứng từ không đáp ứng yêu cầu của hiệp định áp dụng. Khi C/O bị bác bỏ, doanh nghiệp có thể mất quyền hưởng thuế suất ưu đãi và phải nộp thêm thuế. Để hạn chế rủi ro, Ship Trung Việt khuyến nghị kiểm tra C/O ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ, đối chiếu từng thông tin quan trọng trước khi hàng về đến cảng.

Cơ quan Hải quan có thể từ chối tính hợp lệ của C/O dựa trên các nguyên nhân phổ biến sau:

• Bất đồng bộ thông tin: Tên hàng hóa, mô tả kỹ thuật, trọng lượng hoặc mã HS Code trên C/O không trùng khớp tuyệt đối với Tờ khai Hải quan và Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Sai sót về quy cách ủy quyền (Third Party Invoicing): Công ty phát hành hóa đơn thương mại và công ty đứng tên trên C/O thuộc bên thứ ba nhưng không thể hiện đúng theo quy định của Hiệp định.
• Lỗi hình thức chứng từ: Con dấu, chữ ký của cơ quan thẩm quyền nước xuất khẩu bị mờ, hoặc việc tích chọn ô "Issued Retroactively" (Cấp sau ngày tàu chạy) không tuân thủ đúng mốc thời gian quy định.
• Thể hiện sai Tiêu chí xuất xứ (Origin Criteria): Ghi sai mã tiêu chí trên C/O (Ví dụ: Hàng chỉ đạt RVC nhưng lại ghi WO, hoặc dùng tiêu chí CTH nhưng không đủ tỷ lệ chuyển đổi mã số hàng hóa)...

Tác động đối với doanh nghiệp
Khi C/O bị bác bỏ, lô hàng sẽ bị áp mức thuế suất nhập khẩu thông thường (MFN) thay vì mức thuế ưu đãi đặc biệt. Điều này làm tăng chi phí thuế một cách đột ngột, ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

Giải pháp phòng tránh

• Yêu cầu đối tác xuất khẩu cung cấp bản nháp (Draft C/O) trước khi chính thức phát hành để tiến hành đối soát kỹ càng toàn bộ thông tin với bộ chứng từ mua bán.
• Thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của con dấu, chữ ký và các ô tiêu chuẩn trên C/O theo đúng hướng dẫn của Hiệp định thương mại tương ứng.
• Sử dụng dịch vụ tham vấn chuyên sâu từ các đơn vị ủy thác xuất nhập khẩu uy tín.

RỦI RO ÁP SAI MÃ HS CODE

Mã HS Code là cơ sở quan trọng để xác định chính sách quản lý hàng hóa, thuế nhập khẩu và nhiều yêu cầu liên quan đến thủ tục hải quan. Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp mới nhập khẩu là chỉ dựa vào tên thương mại của sản phẩm hoặc mã HS do nhà cung cấp Trung Quốc cung cấp để khai báo. Trên thực tế, việc phân loại phải dựa trên bản chất, cấu tạo, công dụng, thành phần và đặc điểm của hàng hóa theo quy định phân loại. Nếu áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị ấn định lại thuế, truy thu phần thuế thiếu, phát sinh tiền chậm nộp và trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử lý vi phạm. Vì vậy, trước khi nhập số lượng lớn, doanh nghiệp nên kiểm tra mã HS một cách có cơ sở và lưu lại tài liệu chứng minh cho việc phân loại. Đây là bước Ship Trung Việt đặc biệt chú trọng khi tư vấn phương án nhập khẩu.

Rủi ro áp sai mã HS thường xuất phát từ:

• Thiếu kinh nghiệm phân loại hàng hóa: Doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xác định mã HS, dễ áp mã theo cảm tính hoặc theo các lô hàng trước...
• Đặc tính kỹ thuật phức tạp: Hàng hóa tích hợp nhiều công dụng hoặc có thành phần cấu tạo đa dạng khiến việc xác định bản chất cốt lõi gặp khó khăn.
• Khác biệt quy chuẩn phân loại: Đuôi mã HS (từ chữ số thứ 7 đến thứ 8 hoặc thứ 10) giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu có sự khác biệt về quy định chi tiết.

Tác động đối với doanh nghiệp
Trường hợp cơ quan Hải quan phát hiện việc áp sai mã HS làm giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các hình thức như:

• Bị truy thu toàn bộ số tiền thuế khai thiếu.
• Bị xử phạt vi phạm hành chính
• Hệ thống quản lý rủi ro Hải quan sẽ tự động hạ điểm uy tín của doanh nghiệp, dẫn đến việc các lô hàng tiếp theo bị phân vào Luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa), làm phát sinh thêm thời gian và chi phí thông quan.

Giải pháp phòng tránh

• Căn cứ vào 6 quy tắc tổng quát giải thích việc phân loại hàng hóa theo chuẩn WCO để xác định đúng mã HS dựa trên bản chất, cấu tạo và công dụng của sản phẩm.
• Trường hợp hàng hóa mới hoặc có tính chất kỹ thuật phức tạp, doanh nghiệp nên gửi hồ sơ xin Xác định trước mã HS tới Tổng cục Hải quan trước khi thực hiện giao dịch nhập khẩu hoặc nhờ tư vấn chuyên sâu bởi các đơn vị ủy thác có kinh nghiệm. 

RỦI RO PHÁT SINH CHI PHÍ BẾN BÃI VÀ LƯU CONTAINER (DEM/DET)

DEM và DET là hai khoản chi phí mà doanh nghiệp nhập khẩu rất dễ bỏ sót khi lập dự toán logistics. DEM thường liên quan đến thời gian container được lưu tại cảng hoặc depot vượt quá thời gian miễn phí, trong khi DET phát sinh khi container bị giữ bên ngoài cảng quá thời gian được hãng tàu cho phép. Các khoản phí này có thể tăng nhanh nếu hàng bị chậm thông quan do chứng từ thiếu, kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành hoặc doanh nghiệp chưa chuẩn bị phương tiện nhận hàng. Đặc biệt với những lô hàng có thời gian xử lý dài, việc không theo dõi thời hạn miễn phí có thể khiến chi phí thực tế cao hơn đáng kể so với dự toán ban đầu. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xác định rõ free time, lịch tàu, ETA, thời gian dự kiến thông quan và phương án kéo container ngay từ đầu. Ship Trung Việt thường khuyến nghị xây dựng phương án dự phòng thay vì chỉ tính theo kịch bản lý tưởng.

Nguyên nhân dẫn đến việc phát sinh phí DEM/DET thường bao gồm:

• Do hồ sơ hải quan chưa hoàn thiện, khiến hàng lưu kho lưu bãi.
• Hàng bị kiểm hóa hoặc kiểm tra chuyên ngành.
• Chưa bố trí được xe kéo container.
• Kho chưa sẵn sàng nhận hàng.
• Rút hàng chậm hoặc trả container rỗng quá hạn.
• Không theo dõi thời gian Free Time của hãng tàu.

DEM và DET không phải là những khoản phí "bất ngờ", mà chủ yếu phát sinh do doanh nghiệp chưa quản lý tốt tiến độ của lô hàng, chứng từ hoặc kho bãi. 

Tác động đối với doanh nghiệp
Chi phí DEM/DET được tính theo đơn giá tăng dần theo từng ngày trễ hạn. Nếu sự cố kéo dài từ 5 đến 10 ngày, mức phí phát sinh có thể lên tới hàng nghìn USD cho mỗi container, gây tổn thất lớn cho chi phí vận hành lô hàng.

Giải pháp phòng tránh

• Đàm phán với hãng tàu hoặc đơn vị đại lý vận tải (Forwarder) để xin gia hạn thời gian miễn phí lưu container (Free time DEM/DET) tối thiểu từ 7 đến 14 ngày đối với tuyến đường biển dài.
• Hoàn thiện toàn bộ bộ chứng từ hải quan và thực hiện khai báo điện tử trước khi tàu cập cảng (Pre-clearance).
• Lên kế hoạch điều phối xe vận tải nội địa và chuẩn bị hạ tầng kho bãi sẵn sàng trước khi tiến hành rút hàng.

RỦI RO TẮC NGHẼN QUY TRÌNH DO KIỂM TRA CHUYÊN NGÀNH

Một số nhóm hàng nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc đáp ứng các điều kiện quản lý riêng trước khi được thông quan hoặc đưa ra lưu thông. Nếu doanh nghiệp không xác định yêu cầu này từ trước, hàng có thể bị giữ tại cửa khẩu trong khi hồ sơ bổ sung chưa hoàn tất. Thời gian chờ kéo dài không chỉ ảnh hưởng kế hoạch kinh doanh mà còn có thể kéo theo phí lưu kho, lưu bãi, DEM/DET và các chi phí liên quan. Rủi ro thường xuất hiện khi doanh nghiệp chỉ quan tâm đến giá mua mà chưa kiểm tra chính sách quản lý đối với từng sản phẩm. Cách phòng tránh hiệu quả là xác định chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng, chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu và dự kiến thời gian kiểm tra trong kế hoạch logistics. Ship Trung Việt có thể hỗ trợ doanh nghiệp rà soát quy trình để hạn chế tình trạng hàng về đến cảng mới phát hiện thiếu thủ tục.

Kiểm tra chuyên ngành là thủ tục bắt buộc đối với các nhóm hàng hóa thuộc diện quản lý về chất lượng, an toàn thực phẩm, y tế hoặc an ninh quốc gia do các Bộ, Ngành liên quan ban hành. Doanh nghiệp thường gặp rủi ro đình trệ do không nắm rõ quy chuẩn kỹ thuật hoặc quy trình đăng ký kiểm tra đối với các nhóm hàng hóa như:

• Mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế (Bộ Y tế quản lý).
• Thiết bị điện, điện tử, máy móc công nghiệp (Bộ Công Thương và Bộ Khoa học & Công nghệ quản lý).
• Sản phẩm động thực vật, gỗ, phân bón (Bộ Nông nghiệp & PTNT quản lý).

Tác động đối với doanh nghiệp
Hàng hóa bắt buộc phải lưu giữ tại bãi cảng hoặc kho bảo quản phục vụ công tác lấy mẫu thử nghiệm. Nếu sản phẩm không đáp ứng được các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), doanh nghiệp sẽ không được cấp chứng nhận hợp quy, dẫn đến việc lô hàng buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy theo quy định pháp luật.

Giải pháp phòng tránh

• Rà soát danh mục hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành dựa trên mã HS Code trước khi thực hiện hợp đồng mua bán.
• Tiến hành các thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng, tự công bố sản phẩm hoặc xin cấp phép nhập khẩu từ trước khi hàng hóa cập bãi.
• Hợp tác với các đơn vị dịch vụ Hải quan chuyên nghiệp để ủy thác thực hiện các khâu kiểm định mẫu đúng tiến độ.

RỦI RO THANH TOÁN QUỐC TẾ VÀ LỪA ĐẢO THƯƠNG MẠI

Thanh toán quốc tế luôn tiềm ẩn rủi ro, đặc biệt khi doanh nghiệp giao dịch với nhà cung cấp mới ở nước ngoài. Những vấn đề thường gặp gồm chuyển tiền nhầm tài khoản, tài khoản nhận tiền không trùng với thông tin doanh nghiệp, nhà cung cấp giả mạo, hàng giao không đúng chất lượng hoặc thậm chí không giao hàng sau khi nhận tiền. Rủi ro càng cao khi doanh nghiệp chỉ trao đổi qua mạng và chưa xác minh đầy đủ năng lực của đối tác. Trước khi thanh toán, doanh nghiệp nên kiểm tra pháp nhân, thông tin ngân hàng, lịch sử giao dịch, hợp đồng và điều khoản xử lý tranh chấp. Với đơn hàng giá trị lớn, không nên chỉ dựa vào cam kết qua tin nhắn. Doanh nghiệp cũng cần phân chia phương thức thanh toán hợp lý theo từng giai đoạn giao dịch. Ship Trung Việt khuyến nghị xây dựng quy trình xác minh nhà cung cấp và kiểm soát thanh toán trước khi đặt cọc, đặc biệt với đối tác lần đầu hợp tác.

Các hình thức rủi ro thanh toán phổ biến bao gồm:

• Chuyển tiền trả trước (T/T Advance): Bên mua đã chuyển tiền đặt cọc hoặc thanh toán 100% chi phí nhưng bên bán không tiến hành sản xuất, giao hàng thiếu số lượng hoặc cung cấp sản phẩm không đúng tiêu chuẩn chất lượng.
• An ninh mạng trong giao dịch: Kẻ gian can thiệp vào hệ thống email của đối tác xuất khẩu để gửi thông tin tài khoản ngân hàng giả mạo, dẫn đến việc doanh nghiệp chuyển tiền sai địa chỉ tiếp nhận.

Tác động đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp có nguy cơ mất trắng tài sản do chi phí tranh tụng thương mại quốc tế rất cao và quy trình tố tụng kéo dài qua nhiều cấp tài phán khác nhau.

Giải pháp phòng tránh

• Áp dụng các phương thức thanh toán an toàn hơn như Thư tín dụng (L/C) hoặc phương thức nhờ thu chứng từ (DP/DA) đối với các đối tác mới.
• Trường hợp thanh toán bằng phương thức T/T, doanh nghiệp cần quy định rõ tiến độ thanh toán gắn liền với các mốc hoàn thành chứng từ (ví dụ: thanh toán phần còn lại sau khi nhận bản chụp Vận đơn đường biển - Copy B/L).
• Thực hiện xác minh lại mọi thông tin tài khoản ngân hàng qua kênh liên lạc trực tiếp (điện thoại hoặc cuộc gọi thoại) trước khi thực hiện lệnh chuyển tiền.

RỦI RO VI PHẠM QUY ĐỊNH VỀ NHÃN MÁC VÀ XUẤT XỨ HÀNG HÓA

Nhãn mác là một trong những nội dung doanh nghiệp nhập khẩu cần kiểm tra trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam. Hàng hóa nhập khẩu có thể phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung nhãn, thông tin hàng hóa, đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ và các thông tin bắt buộc khác tùy từng nhóm sản phẩm. Một sai sót tưởng như nhỏ, chẳng hạn thông tin trên nhãn không phù hợp với hồ sơ hoặc thể hiện xuất xứ không đúng, có thể khiến doanh nghiệp phải xử lý lại hàng, bổ sung nhãn hoặc đối mặt với nguy cơ bị xử phạt. Đặc biệt, không nên nhầm lẫn giữa nơi sản xuất, nơi xuất khẩu và xuất xứ hàng hóa. Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về nhãn ngay từ khi đặt hàng để có thể yêu cầu nhà cung cấp chuẩn bị phù hợp hoặc lên phương án dán nhãn theo quy định. Đây là cách giúp tránh phát sinh chi phí sửa chữa khi hàng đã về đến Việt Nam.

Các sai phạm phổ biến doanh nghiệp thường gặp bao gồm:

• Hàng hóa thiếu thông tin xuất xứ gốc trên sản phẩm hoặc bao bì thương phẩm (thiếu dòng chữ Made in [Tên quốc gia]).
• Không thực hiện dán nhãn phụ tiếng Việt trước khi đưa hàng hóa ra lưu thông trên thị trường.
• Nội dung thể hiện trên nhãn phụ không đúng hoặc không đồng nhất với các thông tin đã khai báo trên tờ khai hải quan.

Tác động đối với doanh nghiệp

• Lô hàng bị cơ quan Hải quan tạm dừng thông quan tại cửa khẩu, phát sinh chi phí nhân công và kho bãi để khắc phục việc dán nhãn.
• Nếu hàng hóa đã thông quan nhưng bị cơ quan Quản lý thị trường phát hiện vi phạm quy định nhãn mác, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt tiền và có nguy cơ bị tịch thu hàng hóa.

Giải pháp phòng tránh

• Yêu cầu nhà sản xuất in hoặc dán đầy đủ nhãn gốc thể hiện rõ nguồn gốc xuất xứ lên từng đơn vị sản phẩm và bao bì ngoài trước khi đóng kiện vận chuyển.
• Phối hợp với đơn vị đại lý Logistics để hoàn thiện việc dán nhãn phụ tiếng Việt ngay tại kho bãi sau khi lô hàng hoàn tất thủ tục thông quan.

QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG LOGISTICS

Quản trị rủi ro trong logistics không có nghĩa là loại bỏ hoàn toàn mọi sự cố mà là chủ động nhận diện, đánh giá và chuẩn bị phương án xử lý trước khi rủi ro xảy ra. Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình kiểm soát từ trước khi đặt hàng, bao gồm kiểm tra nhà cung cấp, xác định mã HS, rà soát chính sách mặt hàng, chuẩn bị C/O và bộ chứng từ, dự toán toàn bộ chi phí logistics, kiểm tra yêu cầu nhãn mác và theo dõi tiến độ vận chuyển. Với mỗi khâu, nên xác định rõ người chịu trách nhiệm, thời điểm kiểm tra và phương án dự phòng nếu phát sinh vấn đề. Đối với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm nhập khẩu, việc sử dụng dịch vụ logistics và ủy thác nhập khẩu từ đơn vị chuyên nghiệp có thể giúp giảm đáng kể áp lực vận hành. Ship Trung Việt hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chuỗi từ nguồn hàng, vận chuyển đến thủ tục nhập khẩu, qua đó hạn chế rủi ro và tối ưu tổng chi phí thay vì chỉ tập trung vào giá cước vận chuyển.